Про періодичні рахунки-фактури

Якщо час від часу (наприклад, раз на місяць) Ви виставляєте подібні фактури для клієнта, BitFaktura надає вам можливість автоматично виставляти та надсилати такі рахунки-фактури у визначеному терміні.

Щоб мати можливість виставляти періодичні рахунки-фактури, у меню Налаштування > Налаштування акаунта > Ваш акаунт, у пункті Автоматичне виставлення періодичних документів потрібно вибрати Періодичні документи та зберегти зміни.

Існує два способи розпочати цикл виставлення рахунків-фактур:

1. Потрібно перейти на вкладку Рахунки-фактури > Періодичні рахунки-фактури.

Програма провадить до списку періодичних рахунків-фактур, просто натисніть кнопку Новий періодичний рахунок-фактура, розміщену в лівій частині екрана.

У меню списку періодичних рахунків-фактур є також фільтр Пошук ключового слова та фільтр Клієнт. Ці фільтри допомагають швидше знаходити дані рахунків-фактур у циклах.

Пошук ключового слова шукає лише за описом періодичного рахунка-фактури, а фільтр Клієнт шукає за назвою фірми Покупця.

Переходимо до кнопки Новий періодичний рахунок-фактура. Після натиснення на цю кнопку відкриється форма періодичного рахунка-фактури, де ви можете визначити його параметри.

1) Починаємо з вибору рахунка-фактури, на основі якого буде сформовано періодичний рахунок-фактуру. Після зміни даних на вихідному рахунку-фактурі, рахунок-фактура, сформований у наступному циклі, також зміниться.

2) Детальний опис опції Власне визначення можете знайти за посиланням. (https://pomoc.fakturownia.pl/10572024-Wlasna-definicja-faktury-cyklicznej-bez-koniecznosci-wskazywania-faktury-podstawowej). Цей варіант виставлення періодичних рахунків-фактур дає можливість дублювати дані до наступного циклу за допомогою опції Додати подібний.

3) В третьому кроці (як на скріншоті) визначаємо категорію до якої додаєми дану циклічну фактру – до доходів чи витрат.

4) Можна надати опис періодичного рахунка-фактури, вказавши тут, наприклад, Замовника всказаного на рахунку-фактурі та саме чого стосується транзакція.

Увага. Цикли документів можна сортувати за описом кожного циклу, в алфавітному порядку. Раніше вони відображались у тому порядку, в якому вони були створені в системі.

5) В цьому місці потрібно ввести дату початку циклу виставлення рахунків-фактур.

6) В шостому кроці потрібно визначити часовий інтервал виставлення періодичних рахунків-фактур.

7) В сьомому кроці варто визначити початок виставлення періодичних рахунків-фактур.

Увага:

При налаштуванню висилання періодичних рахунків-фактур в годинах 24:00 - 02:00 можуть виникати затримки з системним виставленням рахунків-фактур (затримка не перевищує 24 години).

Це пов’язано з часовим поясом серверів, на яких зберігаються дані системи BitFaktura.com.ua.

Щоб уникнути затримки з висиланням документів варто змінити час автоматичного виставлення рахунків-фактур на 02:00 - 03:00 або на пізніші години, ніж час, встановлений за замовчуванням, 11:00.

8) Вибираючи цю опцію рахунки-фактури будуть виставлені лише в робочі дні. Якщо дата виставлення випадає на суботу чи неділю, програма виставить рахунок-фактуру через день або два відповідно.

9) Після вибору цієї опції ви матимете можливість ввести електронну адресу підрядника, на яку програма повинна автоматично надсилати рахунки-фактури.

10) Також можете налаштувати повідомлення щоб отримувати інформацію про виставлення періодичного рахунка-фактури для підрядника на скриньку email.

Після виставлення періодичного рахунка-фактури та встановлення інтервалу часу для виставлення немає необхідності виконувати будь-які додаткові дії.

11) Завдяки цій опції програма генерує періодичні рахунки-фактури як оплачені.

12) Для конкретного циклу можна визначити окремий формат нумерації документів.

13) Тільки рік та місяць в даті продажу - У полі Дата продажу на рахунку-фактурі дата складається лише з місяця, в якому може бути здійснена операція.

14) Останній день місяця в даті продажу - У полі Дата продажу на рахунку-фактурі є конкретна дата, яка є днем закінчення продажу.

15) Дата завершення формування періодичних рахунків-фактур. Найкраще встановлювати її безпосередньо до або після наступного циклу, сформованого програмою.

Увага. Якщо ми не введемо дату в цьому полі, і взагалі вимкнемо опцію періодичних рахунків-фактур, ці рахунки-фактури будуть далі створюватися.

16) Ви можете додати коментар до створеного циклу рахунків-фактур.

Налаштувавши такий цикл рахунків-фактур, ви можете перевірити його основні параметри та список рахунків-фактур, які були виставлені на основі цього циклу.

З позиції Рахунки-фактури > Періодичні рахунки-фактури (або за допомогою кнопки на головній сторінці акаунта в BitFaktura).
 

2. Іншим методом створення періодичних рахунків-фактур є включення попереднього перегляду рахунка-фактури, на основі якого можно встановити цикл вислання фактур, і далі вибрати у меню, яке з’явиться, опцію Більше опцій > Встановити періодичним.

Увага! Важливою опцією під час створення періодичних рахунків-фактур є також зміна назви продукту разом із наступним згенерованим періодичним рахунком-фактурою. Це може знадобитися в разі продажу в абонементській системі. В назву продукту потрібно включити змінні, наприклад, тиждень, місяць, рік, які автоматично змінюються з кожним періодичним рахунком-фактурою. 

Щоб видалити один раз доданий рахунок-фактуру, потрібно вказати рахунок-фактуру у списку повторних рахунків-фактур і натиснути на іконку кошика.