Власні ролі (дозволи користувача) у BitFaktura

В залежності від плану, який використовується в BitFaktura, власник акаунта може надати доступ до свого акаунта своїм працівникам та бухгалтеру. Запрошені користувачі отримують власний логін і пароль, і можуть мати різні системні ролі, що забезпечує різний рівень доступу до функцій системи.

Користувачі BitFaktura, які використовували систему до 2019 року, мали змогу використовувати лише чотири системні ролі:

Власник акаунта – це особа, яка зареєструвала акаунт у BitFaktura, або отримала ці права від особи, яка зареєструвала акаунт. Власник акаунта має повний доступ до налаштувань акаунта у системі.

Адміністратор – це роль, призначена власником акаунта, яка забезпечує доступ до налаштувань акаунта, включаючи можливість додавання нових користувачів.

Користувач – це роль, найчастіше призначена працівникам фірм, які займаються виставленням, друком або відправкою документів. Користувач не має доступу до налаштувань акаунта в системі. Власник акаунта та адміністратор можуть через налаштування дозволів надати користувачу доступ до вибраних частин системи або відкликати цей доступ, тому користувач може бути призначений, наприклад, лише до одного відділу фірми. За замовчуванням користувач має доступ до всіх відділів. Він може редагувати та видаляти рахунки-фактури, виставлені іншими користувачами. Це можна змінити, призначивши його до конкретного відділу або заблокувавши доступ до редагування чи видалення рахунків-фактур через Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Користувачі та дозволи. Третій варіант – додати його до системи як користувача з власною роллю і без прав на редагування та видалення.

Бухгалтер – це роль, яка призначається співробітнику бухгалтерської контори, що дозволяє йому мати поточний доступ до документів, створених підприємцем. У кожному обліковому записі в BitFaktura, незалежно від плану, можна додати одного бухгалтера, який не враховується у ліміті користувачів, передбачених активним планом. Також є можливість обмежити роль бухгалтера до окремих відділів, як у випадку з Користувачами. 

Постійні системні ролі та власні ролі

На перехресті 2018 і 2019 років у системі з'явилася можливість створювати власні ролі та призначати їх особам, запрошеним до облікового запису в BitFaktura. Власні системні ролі є додатковими до вищезгаданих і повністю визначаються власником облікового запису або уповноваженою особою. Це означає, що під час призначення прав запрошеній особі можна використовувати готові системні ролі або створити власну роль за необхідності.

Увага: Власні ролі можуть бути визначені будь-яким способом. Наявні системні ролі залишаються незмінними і підлягають такому ж управлінню, як і раніше: обсяг доступу, наданого особам з ролями користувача та адміністратора, можна визначити, перейшовши до меню Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Користувачі та дозволи.

Як створити власні ролі в BitFaktura

Для кожної особи (або групи людей), запрошених до системи, можна створити точно адаптовану роль. Щоб створити нову роль, перейдіть до меню Налаштування > Користувачі > Ролі > Додати нову роль.

Після того, як ви перейшли до створення ролі, ви можете спочатку назвати її:


Увага: назви ролей у системі не можуть повторюватися

 

Створення власної ролі передбачає відмічання відповідних чекбоксів, що позначають конкретні дозволи в системі. Чекбокси, які можуть бути відмічені, поділяються на 2 типи дозволів: звичайні дозволи та адміністраторські дозволи.
Розгляньмо спочатку список звичайних дозволів та перевірмо, що означають окремі чекбокси:

 

Рахунки-фактури - Цей чекбокс слід відмітити перед тим, як надати доступ до одного з нижчезазначених дозволів:

Витрати - особа, яка має доступ до витрат, матиме можливість переходити до списку витратних документів, переглядати окремі документи, а також додавати, редагувати, видаляти їх та виконувати інші дії, пов'язані з витратами.

Список - особа, яка має доступ до списку документів, зможе переглядати список прибуткових документів, проте, якщо під час створення ролі не буде також надано дозволів на перегляд, додавання, редагування і/або видалення документів, вона не зможе виконувати зазначені дії з переліченими документами. Доступ до списку документів дозволяє шукати та фільтрувати документи, змінювати статус рахунків-фактур і експортувати документи. 

Попередній перегляд - особа, яка має доступ до перегляду документів, матиме можливість переглядати прибуткові документи. Без додаткових дозволів на додавання, редагування та видалення вона не зможе створювати, вносити зміни чи видаляти документи. Якщо така особа не отримає дозволу на перегляд у списку документів, вона зможе побачити документ лише через пряме посилання URL. Дозвіл на перегляд документа також дозволяє його друк.

Додавання - особа, яка має доступ до додавання документів, матиме можливість створення нового прибуткового документа. Якщо цій особі не буде надано права на перегляд, то після збереження документа вона буде перенаправлена на головну сторінку. Без права на редагування та/або видалення документа, вона також не зможе вносити зміни в створений документ або видаляти його.

Редагування - особа, яка має доступ до редагування документів, матиме можливість вносити зміни в зміст прибуткових документів. Увага: цей дозвіл можна надати без доступу до списку та перегляду документів! Таке право може бути використане для редагування документів через API; однак ми рекомендуємо також надати доступ до списку та перегляду документів для осіб, які редагують документи вручну в системі.

Видалення -  Особа, яка має доступ до видалення документів, матиме можливість остаточного видалення прибуткових документів. Увага: цей дозвіл можна надати без доступу до списку та перегляду документів! Таке право може бути використане для видалення документів через API; однак ми рекомендуємо також надати доступ до списку та перегляду документів для осіб, які видаляють документи вручну в системі.
Нагадуємо, що видалення документів у системі є незворотною операцією.

Клієнти - особа, яка має доступ до вкладки Клієнти, матиме можливість перегляду списку клієнтів, їх ручного створення, редагування та видалення, а також експорту їхніх даних.
Увага: Користувач, який не отримав дозволу "Клієнти", зможе обрати на рахунку-фактурі клієнта, збереженого в базі клієнтів. Дані неіснуючого в базі клієнта, введені на рахунку-фактурі таким користувачем, будуть збережені в акаунті.

Платежі - особа, яка має доступ до вкладки Платежі, матиме можливість перегляду платежів, їх ручного створення, редагування та видалення. Ця особа також може зв'язувати платіж з рахунком-фактурою, навіть якщо не має доступу до рахунків-фактур. Щоб надати користувачу можливість імпорту платежів з банку, необхідно надати йому доступ до імпортів.

Товари - особа, яка має доступ до вкладки Продукти, матиме можливість перегляду списку продуктів, їх ручного створення, редагування та видалення, а також експорту списку продуктів. Увага: користувач, який не отримав дозволу "Товари", зможе обрати на рахунку-фактурі продукти, збережені в базі продуктів. Дані неіснуючого в базі продукту, введені на рахунку-фактурі цією особою, будуть збережені в акаунті, якщо в налаштуваннях акаунта вибрано налаштування створення продуктів на рахунку-фактурі.

Склади - особа, яка має доступ до вкладки склади, матиме можливість створення, редагування та видалення складів у системі. Вона також матиме можливість перегляду продуктів, якщо їй також надано дозвіл на доступ до продуктів.

Складські операції - особа, яка має доступ до складських операцій, матиме можливість відстежувати складські операції для окремих продуктів. Разом із цим дозволом рекомендуємо також надати користувачу доступ до складських документів, складів та продуктів.

Документи складу - особа, яка має доступ до складських документів, матиме можливість переглядати список документів, а також їх створення та редагування. Увага: якщо особа, що створює продажні або витратні документи, не має доступу до вкладки складські документи, але в акаунті активована опція автоматичного створення складських документів, ці документи будуть створюватися автоматично.

Видалення - особа, яка має доступ до видалення складських документів, матиме можливість остаточного видалення їх із системи.

Промокоди - особа, яка має доступ до вкладки промокоди, матиме можливість переглядати існуючі промокоди, а також створювати нові, редагувати та видаляти їх.

Звіти - особа, яка має доступ до вкладки звіти, матиме можливість генерувати доступні в акаунті звіти, а також експортувати їх після створення.

Статистика інформаційної панелі - особа, яка має доступ до статистики на інформаційній панелі (головній сторінці), матиме можливість переглядати фінансове підсумування фірми (або відділів) за поточний день, тиждень, місяць та рік.

Періодичні рахунки-фактури - особа, яка має доступ до вкладки періодичні рахунки-фактури, матиме можливість переглядати існуючі цикли рахунків-фактур, створювати нові цикли, а також їх редагувати та видаляти. Доступ до вищезазначених функцій не означає можливості виконання будь-яких дій щодо виставлених періодичних рахунків-фактур, якщо не надано додаткові дозволи щодо рахунків-фактур.

Категорії - особа, яка має доступ до вкладки категорії, матиме можливість переглядати існуючі категорії, а також створювати нові, редагувати та видаляти їх.

Імпорти - jсоба, яка має доступ до вкладки імпорти, зможе імпортувати до акаунта в BitFaktura дані клієнтів, продуктів, рахунків-фактур, банківських транзакцій та інші дані, що підтримуються системою.

Пункти продажу - особа, яка має доступ до вкладки пункти продажу, матиме можливість переглядати раніше налаштовані POS, редагувати та видаляти їх. Вона також зможе налаштовувати нові точки продажу.


Наступною категорією дозволів є адміністраторські дозволи:
 

Налаштування акаунта - особа, яка має доступ до налаштувань акаунта, має можливість переходити до меню Налаштування > Налаштування акаунта та керувати конфігурацією акаунта, а також іншими налаштуваннями, доступними в меню зліва, під вкладкою Ваш акаунт.

Користувачі - Особа, яка має доступ до користувачів, має можливість переходити до меню Налаштування > Користувачі, що означає, що вона зможе запрошувати нових користувачів до акаунта, а також надавати і змінювати їхні дозволи.

Ролі - особа, яка має доступ до ролей, зможе керувати наданими дозволами в окремих ролях.

Активності - особа, яка має доступ до активностей акаунта, матиме можливість переходити до меню Налаштування > Активності. Слід пам'ятати, що доступ до активностей буде можливий у випадку увімкнення цієї функції в акаунті.

Відділи - особа, яка має доступ до відділів, матиме можливість переходити до меню Налаштування > Дані фірми та переглядати дані, що там містяться. Вона зможе додавати нові відділи та фірми, а також редагувати та видаляти їх.

Шаблони рахунків-фактур - особа, яка має доступ до шаблонів рахунків-фактур, матиме можливість створювати, редагувати та видаляти власні шаблони в акаунті. 


УВАГА: Слід пам'ятати, що деякі дозволи стосуються функцій, доступних у вибраних планах, наприклад, власні шаблони, періодичні рахунки-фактури, дозволи користувачів та інші. Щоб особа, яка користується системою, могла отримати призначений доступ до вибраної функції, необхідно мати активну підписку, яка пропонує цю функцію, та увімкнути її в налаштуваннях акаунта.

Призначення працівника до відділу акаунта та системні доступи
 

На доступи запрошеного до системи співробітника також впливає факт його призначення до відділу/відділів акаунта. Користувач, призначений до відділу (перевірте, як це зробити), матиме доступ лише до інформації, доступної для його відділу в акаунті. Така особа буде бачити/створювати/редагувати/видаляти документи лише для доступних їй відділів фірми. Більше того, в системі існує можливість, наприклад, призначити клієнта до відділу, або також призначити склад до відділу.

Призначення ролі особі, запрошеній до системи

Призначити роль користувачеві можна двома способами:

1. Призначення ролі новозапрошеному співробітнику;
2. Зміна ролі особи, яка вже користується акаунтом в BitFaktura.

 

1. Щоб призначити роль новому запрошеному користувачеві, потрібно перейти до меню Налаштування > Користувачі та скористатися опцією Додати/Запросити користувача. Після введення електронної пошти, пароля та підтвердження пароля можна вибрати роль у системі для запрошуваної особи:
   
   
    
2. Якщо ми хочемо змінити роль працівнику, який вже має доступ до акаунта в BitFaktura, потрібно перейти до меню Налаштування > Користувачі та біля електронної пошти вибраного користувача праворуч, натиснувши на шестерню налаштувань, вибрати опцію редагувати:
   
   
3. Після переходу до редагування користувача ми можемо змінити його роль у системі:

Дякуємо за вашу підтримку та численні ідеї щодо нових функцій, які ви нам надсилаєте. Заохочуємо вас стежити за нами на платформах Facebook та LinkedIn.