Власні ролі (права користувача) в BitFaktura

Залежно від плану підписки у BitFaktura власник облікового запису має можливість надати доступ до облікового запису своїм співробітникам та бухгалтеру. Запрошені особи мають власний логін та пароль і їм можуть бути призначені різні системні ролі, що пов’язано з різними рівнями доступу до функцій, які пропонує система.

Користувачі BitFaktura, які використовували систему до 2019 року, могли використовувати лише чотири системні ролі:

Власник облікового запису - особа, яка створила обліковий запис в BitFaktura або отримала ці права від особи, яка створює обліковий запис, що має доступ до повної конфігурації облікового запису в системі;

Адміністратор - роль, призначена власником облікового запису, що дозволяє отримати доступ до налаштувань облікового запису, включаючи додавання нових користувачів;

Користувач - роль, яку найчастіше призначають співробітникам компаній, які мають завдання видавати, друкувати або надсилати документи. Користувач не має доступу до налаштувань облікового запису в системі. Власник облікового запису та адміністратор можуть через налаштування дозволів надати користувачеві доступ до вибраних частин системи або скасувати цей доступ, отже, користувач може бути призначений, наприклад, лише до одного відділу компанії;

Бухгалтер - роль, відведена працівнику бухгалтерії, що дозволяє йому постійно отримувати доступ до документів, виданих підприємцем. На кожен обліковий запис у BitFaktura, незалежно від тарифного плану, ви можете додати одного бухгалтера, який не зараховується до ліміту користувачів, передбаченого в активному плані підписки.

Постійні системні ролі та власні ролі

На рубежі 2018 та 2019 років у системі з’явилася можливість створити власні ролі та призначити їх обліковому запису запрошених у BitFaktura. Власні системні ролі є додатковими ролями, крім згаданих вище, і повністю визначаються власником облікового запису або уповноваженою особою. Це означає, що призначаючи дозволи запрошеній особі, можете використовувати готові системні ролі або створити власну роль якщо необхідно.

Примітка — Ваші власні ролі можна визначити будь-яким чином. Доступні наразі системні ролі залишилися без змін і підлягають тому ж управлінню, що й раніше — обсяг доступу для осіб з ролями користувача та адміністратора можна вказати, перейшовши в Налаштування> Налаштування акаунта> Конфігурація> Користувачі та дозволи.

Як створити власні ролі у BitFaktura

Для кожної особи (або групи людей), запрошеної до системи, можна створити відповідну роль. Щоб створити нову роль, перейдіть у Налаштування > Користувачі > Ролі > Додати нову роль.

Крок 1. Надайте назву ролі.

Примітка — Назви ролей у системі не можна дублювати.

Створення власної ролі полягає у встановленні відповідних прапорців, що вказують на окремі права в системі. Прапорці, які можна вибрати, розділені на 2 типи дозволів: звичайні дозволи та дозволи адміністратора.

Спочатку давайте подивимося на список поширених дозволів і перевіримо, що означають окремі прапорці:

Рахунки-фактури — поставте прапорець перед наданням доступу до одного з таких прав:

Витрати — особа, яка має доступ до витрат, зможе перейти до списку витрат, переглянути окремі документи та додавати, редагувати, видаляти їх, а також виконувати інші дії, пов’язані з витратами.

Список — особа, яка має доступ до списку документів, зможе переглянути список документів про доходи. Однак, якщо в процесі створення ролі не буде надано право перегляду, додавання, редагування та/або видалення документів, він не буде здатний виконувати вищезазначену діяльність за переліченими документами.
Доступ до списку документів дозволяє здійснювати пошук і фільтрацію документів, а також змінювати статус рахунка-фактури та експортувати документи.

Попередній перегляд — особа, яка має доступ до попереднього перегляду документів, зможе попередньо переглянути документи про доходи. Без додаткового права на додавання, редагування та видалення документів він не зможе створювати, змінювати або видаляти документи. Якщо цьому користувачу не надано дозволу на перегляд списку документів, він зможе переглянути документ лише за прямим URL-посиланням.

Дозвіл на попередній перегляд документа також дозволяє роздрукувати документ.

Додавання (Доповнення) — особа, яка має доступ до додавання документів, зможе створити новий документ про доходи. Якщо цій особі не надано дозвіл на перегляд, під час збереження документа, вона буде перенаправлена ​​на інформаційну панель. Без дозволу на редагування та/або видалення документа користувач також не зможе вносити зміни до створеного документа або видалити його.

Редагування — особа, яка має доступ до редагування документів, зможе вносити зміни до змісту документів про доходи.
Примітка— цей дозвіл можна призначити без надання доступу до списку та попереднього перегляду документів! Такий дозвіл можна використовувати під час редагування документів через API; однак ми рекомендуємо вам також вибрати доступ до списку та попередній перегляд документів для людей, які мають редагувати документи вручну в системі.

Видалення – особа, яка має доступ до видалення документів, зможе назавжди видалити документи про доходи. Примітка. Цей дозвіл можна призначити без надання доступу до списку та попереднього перегляду документів! Такий дозвіл можна використовувати при видаленні документів через API; однак ми рекомендуємо вам також вибрати доступ до списку та попередній перегляд документів для осіб, які будуть займатися видаленням документів вручну в системі.
Також нагадуємо, що видалення документів у системі є незворотною операцією.

Клієнти — особа з доступом до вкладки Клієнти зможе переглядати список клієнтів, створювати, редагувати та видаляти їх вручну, а також експортувати їх дані.
Примітка — користувач, який не отримав дозвіл до Клієнти, зможе викликати клієнта, збереженого в базі даних клієнтів, за рахунком-фактурою. Дані неіснуючого клієнта, внесені таким користувачем у рахунок-фактуру, будуть збережені в обліковому записі.

Платежі – особа з доступом до вкладки Платежі зможе переглядати платежі, вручну створювати, редагувати та видаляти їх. Ця особа також може прив’язати платіж до рахунка-фактури, навіть якщо вона не має доступу до рахунків-фактур. Щоб дозволити користувачеві також імпортувати платежі з банку, йому слід надати доступ до імпорту.

Товари – особа, яка має доступ до вкладки Товари, зможе переглядати список товарів, вручну створювати, редагувати та видаляти їх, а також експортувати список продуктів. Примітка — користувач, який не отримує дозвіл до Товари, зможе виставити рахунок за продукти, збережені в базі даних продуктів. Дані про неіснуючий товар, внесені цією особою в рахунок, будуть збережені в обліковому записі, якщо в налаштуваннях облікового запису вибрано налаштування створення продуктів на рахунку.

Склади – особа, яка має доступ до вкладки Склади, зможе створювати, редагувати та видаляти склади в системі. Вона також зможе попередньо переглядати продукти, якщо їй також надано доступ до продуктів.

Опції складу – особа, яка має доступ до акцій на складі, зможе відстежувати дії на складі для окремих товарів. Маючи це право, ми також рекомендуємо користувачеві отримати доступ до складських документів, складів і продукції.

Документи складу— особа, яка має доступ до складських документів, зможе переглядати список документів, а також створювати та редагувати їх. Примітка — якщо особа, яка створює документи продажу або собівартості, не має доступу до вкладки складські документи, але на рахунку є активна опція автоматичної видачі складських документів, ці документи будуть видані.

Видалення — особа, яка має доступ до видалення складських документів, зможе назавжди видалити їх із системи.

Промокоди — особа, яка має доступ до вкладки промокоди, зможе переглядати існуючі промокоди, а також створювати нові, редагувати та видаляти їх.

Звіти — особа, яка має доступ до вкладки звітів, зможе створювати звіти, доступні в обліковому записі, та експортувати їх після створення.

Статистика інформаційнії панелі — особа, яка має доступ до статистики на інформаційній панелі, зможе побачити фінансовий звіт компанії (або відділів) за поточний день, тиждень, місяць і рік.

Періодичні рахунки-фактури – особа, яка має доступ до вкладки регулярних рахунків-фактур, зможе попередньо переглядати існуючі цикли рахунків-фактур і створювати нові цикли, а також редагувати та видаляти їх. Доступ до вищезазначених функцій не означає, що ви можете виконувати будь-які дії щодо виданих регулярних рахунків-фактур, якщо вам не надано додаткові права на виставлення рахунків-фактур.

Категорії – особа, яка має доступ до вкладки категорій, зможе попередньо переглядати наявні категорії, а також створювати нові, редагувати та видаляти їх.

Імпорт – особа, яка має доступ до вкладки Імпорт, зможе імпортувати дані клієнтів, продукти, рахунки-фактури, банківські операції та інші дані, прийняті системою, до облікового запису в BitFaktura.

Інша категорія дозволів - це дозволи адміністратора:
 

Налаштування акаунта — особа, яка має доступ до налаштувань облікового запису, має можливість перейти до меню Налаштування> Налаштування акаунта та керувати конфігурацією облікового запису, а також іншими налаштуваннями, доступними в меню ліворуч, на вкладці Профіль.

Користувачі — особа, яка має доступ до користувачів, має можливість перейти в меню Налаштування> Користувачі, що означає, що зможе запрошувати нових користувачів до облікового запису, а також надавати та змінювати їхні дозволи.

Ролі — особа, яка має доступ до ролей, зможе керувати правами, наданими кожній ролі.

Активність — особа, яка має доступ до активності облікового запису, зможе перейти до меню Налаштування > Активність. Зауважте, що ви зможете отримати доступ до своєї активності, якщо ввімкнете цю функцію у своєму обліковому записі.

Відділи — особа, яка має доступ до відділів, зможе перейти в меню Налаштування> Дані фірми та переглянути дані, що містяться в ньому. Вона зможе додавати нові відділи та компанії, а також редагувати та видаляти їх.

Шаблони рахунків-фактур — особа, яка має доступ до шаблонів рахунків-фактур, зможе створювати, редагувати та видаляти власні шаблони в обліковому записі.

Примітка — Зверніть увагу, що деякі дозволи застосовуються до функцій, доступних у вибраних планах підписки, наприклад, власних шаблонів, регулярних рахунків-фактур, дозволів користувачів тощо. Для того, щоб користувач системи міг отримати призначений доступ до обраної функції, необхідна активна підписка, що має цю функцію, і її необхідно активувати в налаштуваннях облікового запису.

Призначення співробітника до відділу фірми та доступ до системи

Призначення ролі користувачу, запрошеному до системи

• надання ролі новозапрошеному співробітнику;
• зміна ролі особи, яка вже користується акаунтом у BitFaktura.

  


Якщо ви хочете змінити роль співробітника, який уже має доступ до облікового запису, перейдіть до меню Налаштування> Користувачі і на електронній адресі вибраного користувача, праворуч, натиснувши шестірню налаштувань, виберіть варіант редагування:

Після редагування користувача можна змінити його роль в системі: