Інвентаризація продукції на складі

У BitFaktura ви можете оформити документ Інвентаризація, який автоматично підраховує поточні рівні запасів продукції/товарів на вашому складі. 

Щоб оформити документ інвентаризації, перейдіть до закладки Склад > Складські документи > Новий документ і в полі Тип виберіть Інвентаризація.



У полі Склад форми документа Інвентаризація визначаємо склад, для якого будемо складати опис товарів.

У полі Валюта визначаємо валюту товарів, які підлягають обліку з даного складу при інвентаризації. 

Поле Дата випуску вказує кінцеву дату, до якої ми хочемо підрахувати рівень запасів даного складу, з початку активації цього складу. 
Важливою є також можливість вибору опції Не включати неактивні продукти. Вона дозволяє пропустити видалені продукти, які мають статус неактивних продуктів, у документі інвентаризації. Більше інформації про неактивні продукти можна знайти тут. 

Після натискання кнопки Зберегти програма починає підрахунок запасів і формування документа інвентаризації. 
 


Коли система завершить всю операцію, натисніть кнопку Завершено. 



Програма покаже нам готовий складський документ з урахуванням: кількості товару, корекції (поправки), ціни без ПДВ, суми без ПДВ, ПДВ, суми з ПДВ. Загальні складські суми відображатимуться у підсумку документа. 

На зображенні вище навмисно показано приклад з мінусовими залишками товарів, щоб акцентувати увагу на можливості продажу товарів, які відсутні на складі. Це означає, що ми видали більше документів ВН (видаткових накладних), ніж ПМ (приймання матеріалів) для конкретного продукту (таке відбувається, якщо ми не застосували опцію "Не дозволяти продаж продуктів, яких немає на складі" у вкладці Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Склади).

Увага!!! Навіть якщо під час проведення інвентаризації виявиться, що не до всіх рахунків-фактур були виставлені складські документи, BitFaktura з урахуванням запобіжних заходів включить кількість продукту, яка була продана без складських документів, під час підрахунку запасів на складі. Така робота системи зумовлена адаптацією до процесу транзакцій купівлі-продажу: продаж, задокументований  рахунком-фактурою, при фізичній видачі товару, має призводити до зменшення його доступності на складі. 

Що в ситуації, якщо ми також маємо розрахований вручну складський запас для даної продукції?

На цьому етапі ми можемо ввести поточний статус продукту в документ інвентаризації, відредагувавши його за допомогою кнопки Редагувати. 

 З'явиться форма, в якій ви можете змінити поле кількості для кожного товару. 



Введені дані будуть видимі після збереження змін у розділі Корекція.

Інвентаризаційний запис розглядається як тимчасовий запис. Інвентаризацію можна редагувати та вносити подальші виправлення в будь-який час. 
Це зручно, коли у нас є багато продуктів у складі і ми не встигли зробити повний інвентарний облік за один день. Ми можемо повернутися до документа, відредагувати його та завершити інвентаризацію. 

Проте з опцією остаточного затвердження документу інвентаризації ситуація інша. 

Затвердження інвентаризації (остаточний запис) 

Ми додали в систему опцію затвердження інвентаризації, яка дозволяє нам зберегти остаточну форму документа, коли ми впевнені, що не хочемо вносити подальші виправлення. 

Кнопка доступна в попередньому перегляді тимчасово збереженого документа.  



Ми бачимо, що також маємо інформацію про поточний статус документа: Документ інвентаризації не був затверджений! У цьому випадку ми можемо знову відредагувати документ і змінити кількість. 

Після натискання кнопки Підтвердити інвентаризацію програма почне її остаточний запис.

Після натискання кнопки Готово інвентаризація є вже закритою. Коли ми забажаємо відредагувати документ і внести зміни, програма покаже нам повідомлення Інвентаризація закрита і заблокує нам можливість редагувати кількість продуктів. 


Кнопка затвердження інвентаризації також доступна з рівня документа, що редагується. 


Додаткова кнопка вибору поруч із опцією затвердження інвентаризації — це вибір Перерахувати інвентаризацію повторно. Вона призводить до системного перерахунку інвентаризації у разі, якщо після створення інвентаризації (але перед її затвердженням) було додано складський документ в межах дат цієї інвентаризації. 

УВАГА! Не використовуйте кнопку «Перерахувати інвентаризацію повторно», якщо ви вручну змінили кількість продуктів в інвентаризації, яку ще не затверджено. Використання кнопки призведе до видалення даних Користувача та повернення до автоматичного перехування системи. 



Друк документа інвентаризації 

Ми можемо роздрукувати документ інвентаризації як з цінами закупівлі, так і з цінами продажу. Також є можливість приховати ціни.

Просто скористайтеся контекстним меню, яке відображається над збереженим документом інвентаризації, або, точніше, з опції Друкувати > Друкувати з цінами продажу/закупівлі/Друкувати без цін. 

Важливою теж є опція Сховати нульові кількості, коли дані продукти, наприклад, не продавалися протягом тривалого часу, і ми не хочемо, щоб вони були включені в інвентаризацію. 



Може так статися, що ми створили кілька рахунків-фактур без увімкненої опції Управління складами, а після увімкнення складського обліку хочемо наприкінці року провести інвентаризацію. Що відбудеться з продуктами, проданими за рахунками-фактурами без вказаного складу? 

При формуванні інвентаризації програма повідомить нам, що не всі рахунки-фактури приписані до складу. 

Після вибору складу та натискання кнопки Призначити склад програма дозволить вам створити новий документ інвентаризації. 

Нульові кількості на складському підсумку поруч із документом інвентаризації. 

Коли створюється зведення складських документів у вкладці Склади > Складські документи, може статися так, що в документі кількісної інвентаризації з'являються нулі в колонках кількість і вартість. 



Це не є значення того, що інвентаризація підрахувала на складі, наприклад, на кінець року. Нулі сигналізують нам, що не було жодних змін, внесених нами під час створення цієї інвентаризації. Тобто не було повторного редагування інвентаризації і проведення обліку фактичної наявності. Якби ми провели облік фактичної наявності для даної інвентаризації та змінили кількість продуктів, замість нулів з'явилися б конкретні значення. 

Наведена вище інвентаризація є кількісною інвентаризацією складу, продажні або закупівельні ціни для цієї інвентаризації взяті з картки товару, а не зі складських документів. 

Для вартісної інвентаризації в програмі використовується звіт під назвою "Інвентаризація витрат складу".