Інвентаризація продукції на складі

Використовуючи складський облік, який доступний починаючи з тарифного плану Standard, ви маєте можливість створювати складські документи, що підтверджують рух товарів на складі, тобто надходження та видачу продукції. Документом, який підсумовує складські операції та автоматично підраховує актуальні залишки на складі, є інвентаризація (реманент), яку ви можете створити у своєму акаунті. Крім того, за допомогою цього документа ви також можете скоригувати складські залишки відповідно до так званого фактичного перерахунку (списку з натури). 

Щоб оформити документ інвентаризації, перейдіть до закладки Склад > Складські документи > Новий документ і в полі Тип виберіть Інвентаризація.



У полі Склад форми документа Інвентаризація визначаємо склад, для якого будемо складати опис товарів.

У полі Валюта визначаємо валюту товарів, які підлягають обліку з даного складу при інвентаризації. 

Поле Дата випуску вказує кінцеву дату, до якої ми хочемо підрахувати рівень запасів даного складу, з початку активації цього складу. 

Форма також дозволяє скористатися додатковими опціями:

• враховувати продукти, не прив’язані до складських документів і рахунків-фактур - завдяки цій опції в інвентаризації з’являться також продукти, які ви додали до бази продуктів, але які не фігурують у рахунках чи складських документах,
• не враховувати неактивні товари - система позначає продукти як неактивні в момент, коли ви хочете їх видалити, але вони пов’язані з певними документами в акаунті; якщо не бажаєте, щоб такі продукти з’являлися в інвентаризації, скористайтеся цією опцією,
• враховувати витрати - позначте цю опцію, якщо хочете, щоб у інвентаризації враховувалися витратні документи; завдяки цьому система додасть у звіт кількість товарів із витратних рахунків-фактур, для яких не було створено складського документа,
• не розділяти позиції за цінами закупівлі відповідно до FIFO - за замовчуванням система розділяє залишки товару за різними цінами закупівлі; якщо не бажаєте, щоб інвентаризація показувала всі ціни закупівлі відповідно до FIFO, скористайтеся цією опцією — тоді система підсумує всі позиції одного й того ж продукту в одну та відобразить їх за єдиною ціною закупівлі, взятою з картки продукту.

Після натискання кнопки Зберегти внизу форми програма розпочне підрахунок складських залишків і створення документа інвентаризації. Не переривайте цей процес. Дочекайтеся, поки система самостійно завершить створення документа, і після виконання всієї операції натисніть кнопку Готово. 
 


Програма покаже вам готовий документ інвентаризації з урахуванням: кількості товару, корекції, ціни без ПДВ, суми без ПДВ, ПДВ, суми з ПДВ. У підсумку документа відображатимуться сумарні вартісні показники підрахованого складу. 




На зображенні вище навмисно показано приклад з мінусовими залишками товарів, щоб акцентувати увагу на можливості продажу товарів, які відсутні на складі. Це означає, що ми видали більше документів ВН (видаткових накладних), ніж ПМ (приймання матеріалів) для конкретного продукту (таке відбувається, якщо ми не застосували опцію "Не дозволяти продаж продуктів, яких немає на складі" у вкладці Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Склади).

УВАГА! Навіть якщо під час проведення інвентаризації виявиться, що не до всіх рахунків-фактур були виставлені складські документи, BitFaktura з урахуванням запобіжних заходів включить кількість продукту, яка була продана без складських документів, під час підрахунку запасів на складі. Така робота системи зумовлена адаптацією до процесу транзакцій купівлі-продажу: продаж, задокументований  рахунком-фактурою, при фізичній видачі товару, має призводити до зменшення його доступності на складі. 

Інвентаризація подукції на складі — інвентаризаційний опис (список фактичних залишків)

Що робити, якщо у вас також є так званий список товарів за фактичними залишками, тобто вручну підрахований стан складу для певних продуктів?

У такому випадку ви можете скористатися опцією редагування інвентаризації, створеної системою, і додати актуальні залишки продуктів. 
Щоб додати до документа кількість відповідно до фактичного списку, натисніть кнопку Редагувати, яка відображається праворуч у контекстному меню над документом.
Система відобразить форму, у якій ви можете змінити значення в полі Кількість для кожного з продуктів.



Введені дані будуть видимі після збереження змін у розділі Корекція.

Інвентаризаційний запис розглядається як тимчасовий запис. Інвентаризацію можна редагувати та вносити подальші виправлення в будь-який час. 
Це зручно, коли у нас є багато продуктів у складі і ми не встигли зробити повний інвентарний облік за один день. Ми можемо повернутися до документа, відредагувати його та завершити інвентаризацію. 

Проте з опцією остаточного затвердження документу інвентаризації ситуація інша. 

Затвердження інвентаризації (остаточний запис) 

Ми додали в систему опцію затвердження інвентаризації, яка дозволяє нам зберегти остаточну форму документа, коли ми впевнені, що не хочемо вносити подальші виправлення. 

Кнопка доступна в попередньому перегляді тимчасово збереженого документа.  



Ми бачимо, що також маємо інформацію про поточний статус документа: Документ інвентаризації не був затверджений! У цьому випадку ми можемо знову відредагувати документ і змінити кількість. 

Після натискання кнопки Підтвердити інвентаризацію програма почне її остаточний запис.

Після натискання кнопки Готово інвентаризація є вже закритою. Коли ми забажаємо відредагувати документ і внести зміни, програма покаже нам повідомлення Інвентаризація закрита і заблокує нам можливість редагувати кількість продуктів. 


Кнопка затвердження інвентаризації також доступна з рівня документа, що редагується. 


Додаткова кнопка вибору поруч із опцією затвердження інвентаризації — це вибір Перерахувати інвентаризацію повторно. Вона призводить до системного перерахунку інвентаризації у разі, якщо після створення інвентаризації (але перед її затвердженням) було додано складський документ в межах дат цієї інвентаризації. 

УВАГА! Не використовуйте кнопку «Перерахувати інвентаризацію повторно», якщо ви вручну змінили кількість продуктів в інвентаризації, яку ще не затверджено. Використання кнопки призведе до видалення даних Користувача та повернення до автоматичного перехування системи. 



Друк документа інвентаризації 

Ми можемо роздрукувати документ інвентаризації як з цінами закупівлі, так і з цінами продажу. Також є можливість приховати ціни.

Просто скористайтеся контекстним меню, яке відображається над збереженим документом інвентаризації, або, точніше, з опції Друкувати > Друкувати з цінами продажу/закупівлі/Друкувати без цін. 

Важливою теж є опція Сховати нульові кількості, коли дані продукти, наприклад, не продавалися протягом тривалого часу, і ми не хочемо, щоб вони були включені в інвентаризацію. 



Може так статися, що ми створили кілька рахунків-фактур без увімкненої опції Управління складами, а після увімкнення складського обліку хочемо наприкінці року провести інвентаризацію. Що відбудеться з продуктами, проданими за рахунками-фактурами без вказаного складу? 

При формуванні інвентаризації програма повідомить нам, що не всі рахунки-фактури приписані до складу. 

Після вибору складу та натискання кнопки Призначити склад програма дозволить вам створити новий документ інвентаризації. 

Нульові кількості на складському підсумку поруч із документом інвентаризації. 

Коли створюється зведення складських документів у вкладці Склади > Складські документи, може статися так, що в документі кількісної інвентаризації з'являються нулі в колонках кількість і вартість. 



Це не є значення того, що інвентаризація підрахувала на складі, наприклад, на кінець року. Нулі сигналізують нам, що не було жодних змін, внесених нами під час створення цієї інвентаризації. Тобто не було повторного редагування інвентаризації і проведення обліку фактичної наявності. Якби ми провели облік фактичної наявності для даної інвентаризації та змінили кількість продуктів, замість нулів з'явилися б конкретні значення. 

Наведена вище інвентаризація є кількісною інвентаризацією складу, продажні або закупівельні ціни для цієї інвентаризації взяті з картки товару, а не зі складських документів. 

Для вартісної інвентаризації в програмі використовується звіт під назвою "Інвентаризація витрат складу".