Активування функції складу та управління складом

У BitFaktura, окрім виставлення рахунків-фактур, ви також маєте можливість керувати складом для товарів, які продаєте. Ця опція доступна, починаючи з тарифного плану Standard. Завдяки складському обліку ви можете контролювати залишки товарів, які пропонуєте своїм контрагентам. У цій статті ми розповімо, як активувати функцію складу у вашому акаунті та як ефективно керувати залишками за допомогою складських документів.

Зміст статті:

• активація та управління складом
• закладка склад
• карта продукту
• додавання продукту
• кількість товару, доступна на складі
• попередній продаж із зазначеною кількістю та активація складу

Активація та управління складом

Якщо ви хочете активувати управління складом у своєму акаунті:

1. перейдіть до закладки Налаштування > Налаштування акаунта > Ваш акаунт; 
2. у списку знайдіть розділ Управління складом і поставте прапорець навпроти опції Управління складом; 
   
   
3. підтвердіть зміни кнопкою Зберегти.

Закладка Склад

Після ввімкнення складського обліку в головному меню замість пункту Продукти з’явиться нова закладка Склад, у якій будуть доступні підкатегорії для вибору:

• Продукти - ця опція перенаправить до бази продуктів у вашому акаунті;
• Складські документи - ця опція переносить до списку всіх складських документів, оформлених в акаунті;
• Склади - ця опція переведе до списку складів, створених в рамках акаунта;
• Прийняття - ця опція перенаправляє вас безпосередньо до форми для створення документа ПМ (зовнішнього прийняття продуктів);
• Видання - ця опція переведе вас безпосередньо до форми створення документа ВН (видаткової накладної).

Складські документи, які вам доступні після активації складу - це: прийняття матеріалів ПМ, видаткова накладна ВН, внутрішнє надходження ВНХ, rozchód wewnętrzny RW, przyjęcie zewnętrzne korekta PZk, wydanie zewnętrzne korekta WZk, Бронювання, Інвентаризація, ВП (внутрішнє переміщення), zamówienie towaru ZT.

Ви можете виставити їх, перейшовши на закладку Склад > Складські документи. Просто виберіть відповідний тип документа, який ви хочете видати, у полі Тип. 

Карта продукту

Після запуску складу на картці продукту будуть відображені зміни, а для кожного продукту з’явиться додаткова інформація: 

• Стан складу – вказує на залишок товару на складі, що випливає з складських документів, які фіксують надходження товару на склад;
• Продано без складських документів – вказує кількість проданого товару, для якої не було оформлено складських документів. Після натискання кнопки Переглянути система покаже документи, для яких не було створено складських документів, що підтверджують відпуск;
• Доступна кількість – вказує різницю між кількістю товару, прийнятою на склад, та продажем поза складом.

Додавання продукту
 

Додавання нового продуктуна склад відбувається у два етапи. 

Етап1. Визначення продукту, тобто додавання продукту до бази в акаунті.
Етап 2. Додавання його кількості на склад за допомогою документів ПМ або ВНХ.

У систему також можна додати продукти з рівня рахунка-фактури закупівлі та продажу.

Починаючи з моменту активного ведення складського обліку, під час створення рахунка-фактури ви можете вказати, з якого складу мають бути списані товари, зазначені у рахунку-фактурі. Поле Склад, де можна вибрати відповідний склад, доступне під позиціями у рахунку-фактурі. У рахунку-фактурі можна вибрати лише один склад. Якщо ви хочете виставити рахунок з продуктами, що знаходяться на різних складах, перед здійсненням такої операції слід, за допомогою складського документу ВП (внутрішнє міжскладське переміщення), перемістити необхідну кількість товару на цільовий склад. 

Кількість продукту, доступна на складі

Якщо ви хочете, щоб під час виставлення рахунка-фактури в системі був видно доступний складський залишок, необхідно накласти складське обмеження на продукти— так зване Обмеження кількості (склад) даного продукту. Щоб накласти складське обмеження, перейдіть до закладки Склад > Продукти.



Під час створення нового продукту або редагування наявного, перейдіть до секції Інші опції (або Приховати додаткові опції, якщо вже розгорнуто) та позначте прапорець біля опції Обмеження кількості (склад), а потім збережіть зміни внизу сторінки.



Якщо у вас уже є попередньо створені продукти, для яких не активовано обмеження, ви можете масово увімкнути їх для цих товарів. Інструкцію, як це зробити, ви знайдете в цій статті Групові обмеження складські у списку продуктів.

Під час вибору продукту в рахунку-фактурі кількість продукту, яку можна продати, відображатиметься в квадратних дужках.



Це не означає, що ліміт, зазначений у дужках, не можна перевищити. Система дозволить вам продавати будь-яку кількість товару, поки ви не активуєте інше обмеження в налаштуваннях.

Це обмеження на вашу можливість викликати та продати товар за рахунком-фактурою, коли у вас НЕМАЄ достатньої кількості товару на складі, який ви хочете продати. 

Щоб активувати цю опцію, перейдіть до закладки Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Продукти та позначте чекбокс біля опції Не дозволяти виставляти рахунки-фактури за товари, які відсутні на складі​.



Опис опції, що дозволяє ввести подібне обмеження при оформленні тільки складських документів ВН, які викликають видачу зі складу, можна знайти в записі Блокування видачі продукту через складський документ ВН (видаткова накладна).

У випадку виставлення рахунку за допомогою API функція блокування продажу товару НЕ Є АКТИВНОЮ. Хорошим прикладом є торговельні платформи, які мають інтеграцію з BitFaktura через API. Через відсутність обмеження складських залишків як у BitFaktura, так і на торговельних платформах, складські залишки слід обліковувати окремо. 

Маючи налаштовані обмеження на продаж та видачу товарів зі складу, ви можете частково автоматизувати процес міграції товару на складі. Детальний опис цієї функції доступний у статті Як автоматично створити накладну на видачу і прийом товарів під час додавання до системи рахунків-фактур.

Попередній продаж із зазначеною кількістю

Що відбувається в момент, коли ви вмикаєте склад, а раніше вже продавали товари і мали їх кількість у полі доступна кількість для продажу?

Програма самостійно вирівняє необхідні залишки за допомогою складського документа ПМ, який буде створено автоматично. Опис цієї функції ви знайдете у статті Поле Доступна кількість продуктів.
 

Ви можете продовжити активацію складу, натиснувши OK у повідомленні, однак у такому випадку система не створить документ ПМ, який вирівнює складські залишки. У зв’язку з цим вам доведеться самостійно перевірити залишки товарів та створити відповідний документ надходження або імпортувати товари як оновлення.

Ознайомтеся також:
Як створити новий склад?
Як ввести початковий стан складу?
Інвентаризація продукції на складі
Ціни закупівлі/продажу товарів на складських документах