Нумерація рахунків-фактур

Як змінити формат нумерації рахунків-фактур?

Для кожного типу документа ви можете вибрати прикладний формат. Якщо жоден з них вам не підходить або ви починаєте користуватися BitFaktura протягом поточного циклу річних розрахунків і хочете зберегти безперервність нумерації, встановіть свій поточний спосіб опису документів, використовуючи наступні параметри змінних дат і нумерації: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.
Після цього підтвердіть зміни, натиснувши Зберегти. 

• nr - наступний номер, рахований з початку року, напр. 1, 2 і так далі;
• nr-m - наступний номер, рахований з початку місяця;
• nr-d - наступний номер, рахований у даний день;
• yyyy - чотиризначний рік, наприклад 2024;
• yy - двозначний рік, напр., 24;
• mm - місяць;
• dd - день.

Після зміни формату нумерації система нумерує документи з початку, тобто з номера 1. 

Якщо ви починаєте користуватися BitFaktura протягом фінансового року або переходите з іншої програми і хочете продовжити нумерацію та формат нумерації, то під час створення першого рахунку-фактури ви можете вручну змінити номер на наступний відповідний.

Наприклад, ви хочете, щоб нумерація почалася з номера 15. Тому вручну вводите в полі Номер на рахунку-фактурі 15/06/2024. Тоді система автоматично продовжить нумерацію, і наступний рахунок-фактура буде з номером 16 (16/06/2024).

Тепер кожен нововиставлений документ міститиме відповідний для вас формат. Вам більше не потрібно турбуватися про збереження нумерації на кожному рахунку-фактурі – вона буде генеруватися автоматично відповідно до порядку виставлення ваших рахунків-фактур. Якщо ви захочете змінити щось для конкретного рахунку-фактури – це не проблема. Ви можете зробити це на рівні редагування рахунка-фактури. Однак пам'ятайте, що система, незважаючи на ручну зміну, продовжуватиме раніше встановлену нумерацію. 

Зробіть те саме з форматом нумерації інших документів, зокрема: коригувальних рахунків-фактур, проформ-фактур або, наприклад, різних типів складських документів. 
 

Дата виставлення рахунка-фактури та нумерація

Увага! Пам'ятайте, що виставляючи рахунки-фактури на межі місяців, наприклад, у ніч з 31 серпня на 1 вересня, рахунок-фактура отримає нумерацію відповідно до поточної дати. Можливо, виставляючи рахунок-фактуру вночі, ви хочете, щоб вона була зарахована ще до серпня, тому присвоюєте їй номер, наприклад, 31/08/2024. Програма, виставляючи наступні документи у вересні, орієнтуватиметься на останній номер з дати виставлення 1.09.2024 і автоматично почне нумерувати наступні документи, присвоюючи їм вищу нумерацію, тобто 32, 33 і так далі… (32/09/2024, 33/09/2024…, 40/09/2024).

Це призведе до розриву в нумерації, тому варто пам'ятати також про зміну дати виставлення документа. Якщо ви зміните дату виставлення на документі, система автоматично заповнить правильний номер рахунку-фактури відповідно до раніше виставлених рахунків. 
 

Загальна нумерація документів однакового формату

Якщо ви хочете призначити постійну нумерацію всім рахункам-фактурам, виставленим у системі, тобто використовувати один формат взаємозамінно для всіх типів документів, виберіть опцію Загальна нумерація документів однакового формату.



Це мінімізує ризик помилки та заощадить ваш час, оскільки вам не доведеться редагувати номер у кожному рахунку-фактурі.

Пам’ятайте тут про 3 варіанти:

Варіант н-р 1 → Відділ н-р 1 має іншу нумерацію ніж другий відділ. У такому випадку окремі документи зберігатимуть нумерацію за відділом, напр.: 

Відділ н-р 1:                                                           Відділ н-р 2: 
рахунок-фактура 1/2023                                         рахунок-фактура 1/8/ 2023
видаткова накладна 2/2022                                   видаткова накладна 2/8/ 2022
акт наданих послуг 3/2022                                     акт наданих послуг 3/8/ 2022
замовлення 4/2022                                                 замовлення 4/8/ 2022

Варіант н-р 2 → Нумерація здійснюється для кожного документа окремо, незалежно від відділу, напр.:

Відділ н-р 1:                                                            Відділ н-р 2: 
рахунок-фактура 1/2024                                         рахунок-фактура 2/2024
видаткова накладна ВН1/2024                               видаткова накладна ВН2/2024
акт наданих послуг  АНП1/2024                             акт наданих послуг  АНП2/2024
замовлення  Z1/2024                                               замовлення  Z2/2024

Варіант н-р 3 → Нумерація відповідно до порядку виставлення документів, напр.:

Відділ н-р 1:                                                           Відділ н-р 2:
рахунок-фактура 1/2024                                         замовлення 4/2024
видаткова накладна 2/2024                                    рахунок-фактура 6/2024
акт наданих послуг 3/2024                                      видаткова накладна 7/2024
замовлення 5/2024                                                  акт наданих послуг 8/2024
 

Абсолютна нумерація документів

Якщо вам необхідно, ви також можете вибрати опцію Абсолютна нумерація документів. Ця опція дає можливість збереження абсолютної безперервності нумерації, що означає, що з початком нового року нумерація не буде починатися з номера 1, а буде продовжуватися згідно з попередньою з минулого року. 

Абсолютна нумерація працюватиме лише в тому випадку, якщо ви не використовуєте параметри щоденної та місячної нумерації у форматі нумерації (nr-m i nr-d).


 

Окрема нумерація документів для відділів

Якщо ви користуєтеся опцією відділів фірми і хочете використовувати окремі формати нумерації для кожного відділу, перейдіть до вкладки Налаштування > Дані фірми. Перейшовши до вибраного відділу, виберіть опцію Окремі налаштування нумерації документів. Ця функція доступна з тарифного плану Start. Коли з’явиться список документів, які ви використовуєте, установіть формати нумерації відповідно до ваших потреб. Ви можете повторити цю зміну для кожного відділу в акаунті. 

Пам'ятайте, що після збереження змін система буде розглядати ці налаштування як пріоритетні відносно налаштувань акаунта.

Багато клієнтів думають, що саме позначення цієї опції вже призведе до окремої нумерації. Щоб документи нумерувалися окремо в різних відділах, необхідно після позначення цієї опції внести якусь зміну у формат нумерації, наприклад, додавши в кінці/на початку формату скорочення назви компанії/відділу або вибравши зовсім інший формат. Проста зміна – це також використання інших роздільників, наприклад, замість "/" можна використовувати "." або інший знак. У форматі нумерації має бути різниця хоча б в один символ, щоб нумерація була окремою для кожного з відділів. Якщо формати будуть однаковими, система буде змішувати нумерацію документів між компаніями/відділами.

Припустимо, що ви керуєте, наприклад, магазином одягу і хочете, щоб рахунки-фактури з кожної платформи мали окрему нумерацію. Створіть 3 відділи в меню Налаштування > Дані фірми. Один для фізичного магазину з власною нумерацією, другий для інтернет-магазину та відділ для магазину на платформі, наприклад, OLX. Для кожного відділу призначте унікальну нумерацію, відмітивши опцію Окремі налаштування нумерації документів у редагуванні відділу і введіть формат нумерації рахунків-фактур, наприклад, для OLX OF-nr/mm, для інтернет-магазину IF-nr/mm, для фізичного магазину FF-nr/mm.

Завдяки цьому у випадку рекламації або повернення ви маєте чітку можливість призначити відповідний документ до потрібного відділу..

Номер присвоєний згідно з форматом нумерації

В активностях, пов'язаних з документом, ми додали системне позначення Номер присвоєний згідно з форматом нумерації. У разі, якщо у формулярі ви вручну зміните номер документа, в активностях з'явиться додатковий запис, який вкаже, який номер було присвоєно згідно з встановленим форматом нумерації.