UA eSign App - цифровий підпис документів безпосередньо в BitFaktura.ua

UA eSign App - це розширення для bitfaktura.ua, яке дозволяє підписувати документи прямо в застосунку BitFaktura. Вам не потрібно завантажувати файли на комп’ютер і користуватися сторонніми програмами - підпис виконується з рівня перегляду документа.

Які документи можна підписати?

Найчастіше в BitFaktura.ua підписують:

• Акт наданих послуг,
• Видаткова накладна,
• а також інші документи, доступні у вашому акаунті BitFaktura (залежно від модулів і типів документів, які ви використовуєте).

Вимоги

Для підпису вам знадобиться:

• сучасний браузер (Chrome / Edge / Firefox / Safari),
• ключ КЕП у форматі: JKS або P12/PFX (PKCS#12),
• пароль до ключа.

Як підписати документ у BitFaktura.ua

1. Відкрийте документ у BitFaktura.ua (наприклад, акт або накладну).
2. Натисніть Експорт у перегляді документа.
3. Оберіть UA eSign App зі списку доступних опцій.
4. В UA eSign App виберіть файл ключа (JKS або P12/PFX) і введіть пароль.
5. Натисніть Підписати (або відповідну кнопку в застосунку).
6. Завантажте підписаний комплект.

Що ви отримаєте після підписання?

Після підписання зазвичай завантажується архів ZIP, який містить:

• оригінальний документ (наприклад, PDF),
• файл підпису .p7s (підпис у форматі CAdES - підпис як окремий файл).

Це зроблено навмисно: при відокремленому підписі документ і підпис варто зберігати разом, щоб отримувач міг легко перевірити комплект.

Українські стандарти підпису — ми їх застосовуємо в UA eSign App

UA eSign App працює за підходом, сумісним із практикою та стандартами, що застосовуються в Україні, щоб підписані документи були можливими для перевірки та придатними для типового документообігу (B2B, бухгалтерія, аудит).

На практиці це означає, зокрема:

• підтримку української криптографії (ДСТУ 4145), яка використовується в екосистемі кваліфікованого підпису (КЕП),
• підтримку типових форматів підпису:

- PAdES (підпис вбудований у PDF),
- CAdES як .p7s (відокремлений підпис),

• можливість використання мітки часу (TSP), якщо вона доступна для вашого сертифіката (підсилює доказовість моменту підпису).

Перевірка підпису (коли ви отримуєте документ від контрагента)

Якщо ви отримали підписаний документ і хочете перевірити його коректність:

1. Відкрийте модуль/вкладку Перевірка підпису в UA eSign App.
2. Завантажте файл підпису:
- якщо це .p7s — зазвичай потрібно також додати оригінальний документ (наприклад, PDF), до якого належить підпис,
- якщо це PDF із підписом (PAdES) — достатньо завантажити сам PDF.
3. Запустіть перевірку та перегляньте звіт (хто підписав, коли, статус перевірки, дані сертифіката тощо).

Безпека

• Операції підпису виконуються локально в браузері.
• Приватний ключ і пароль не слід зберігати у застосунках і тим більше передавати через пошту/месенджери.
• Для безпеки зберігайте файл ключа в місці з обмеженим доступом і не передавайте його третім особам.

Найчастіші проблеми та рішення

Не бачу UA eSign App у меню Експорт

• Оновіть сторінку та перевірте, чи ви увійшли в правильний акаунт.
• Переконайтеся, що розширення/опція доступна та активована у вашій конфігурації BitFaktura в закладці Налаштування > Інтеграції та додатки.

Невірний пароль до ключа / ключ не відкривається

• Перевірте, чи обрали правильний файл (JKS vs P12/PFX).
• Переконайтеся, що пароль введено правильно (увага на розкладку клавіатури та Caps Lock).

Підпис не проходить перевірку у отримувача

• Надішліть увесь ZIP (документ + .p7s), а не лише сам документ.
• Переконайтеся, що отримувач перевіряє підпис, використовуючи правильний вихідний файл документа.

FAQ

Чи можна підписувати кілька документів одночасно?
Зазвичай підписання виконується окремо для кожного документа (повторіть процес для наступних).

Чому підпис не відображається у PDF як картинка?
Цифровий підпис — це насамперед криптографічні дані, які можна перевірити, а не графічна “парафка” (короткий підпис). Залежно від формату (PAdES/CAdES) підпис може бути вбудований у PDF або зберігатися окремим файлом .p7s. Це відповідає законодавству України.