Новий відділ, нова компанія, новий банківський рахунок - у чому відмінності та як їх додати

BitFaktura дозволяє керувати кількома компаніями та відділами та додавати кілька банківських рахунків з одного рахунку.

Використовуючи пакети Start, Standard, Pro та Pro Plus, ви маєте можливість створити у своєму обліковому записі багато відділів компаній (під одним номером ІПН/ЄДРПОУ), а кількість компаній (додається так само, як додаються відділи, але з різні ІПН/ЄДРПОУ), які можна створити під одним обліковим записом, це 1 у пакеті Micro та Start, 3 у стандартному пакеті та необмежений у пакетах Pro та Pro Plus.

Примітка - кожна з цих фірм, доданих до окремого рахунку в BitFaktura, вимагає оплати.

Щоб перевірити, які можливості ми пропонуємо, перейдіть у Налаштування> Дані фірми.

Зліва з’являться три кнопки: Додати новий відділ, Додати нову фірму та Додати банківський рахунок.

Виберіть Вашу опцію та натисніть кнопку Зберегти після впровадження всіх даних.




 

Новий відділ

Окремий відділ у компанії може бути окремим місцезнаходженням, окремим банківським рахунком або окремим складом, якщо у вас більше одного. Це також хороше рішення, коли ви продаєте свою продукцію виставлаючи рахунки-фактури іноземною мовою або в іншій валюті. У такій ситуації варто створити окремий відділ для рахунків-фактур німецькою мовою та окремий відділ для рахунків-фактур іспанською мовою.

Відділ компанії може бути як окремою філією, так і окремою частиною компанії – більше про це далі. Після додавання кількох відділів Користувач зможе генерувати узагальнені звіти або розбивати їх на окремі відділи.

Якщо ви додасте нову компанію як відділ під одним обліковим записом, клієнти та продукти залишаться разом.

Після його створення ваші колеги матимуть доступ лише до вибраного вами відділу, не маючи змоги переглядати інші.

Якщо ви хочете зберегти кілька окремих нумерацій рахунків-фактур, у вас є можливість додати кілька підрозділів компанії та визначити окрему схему нумерації рахунків-фактур для кожного відділу.

Якщо ви користуєтесь кількома банківськими рахунками, вам може бути вигідно додати кілька відділів, які відрізнятимуться лише короткою назвою та номером рахунку. Після впровадження такого рішення, додаючи новий рахунок-фактуру, ви зможете легко вибрати відповідний номер банківського рахунку.

Важливо, що підрозділи фірми мають той самий ІПН/ЄДРПОУ, і це також відображатиметься у стовпці ІПН/ЄДРПОУ, коли потрібно створити окремий відділ тієї ж компанії. Якщо ви виберете інший ПН/ЄДРПОУ, відділ автоматично перейде до компанії, до якої належить ПН/ЄДРПОУ. Однак, якщо ви вирішите впровадити абсолютно новий ПН/ЄДРПОУ, система відразу надасть вам можливість створити нову фірму замість нового відділу.

Щоб додати організаційну одиницю з іншим номером ІПН/ЄДРПОУ, натисніть кнопку Додати нову фірму.

Нова фірма

Додати нову фірму можна двома способами:

1) один обліковий запис та окремі компанії як відділи - кнопка Додати фірму;
2) окремий обліковий запис з одним логіном.




Якщо ви хочете використати перший варіант, клієнтська та продуктова база залишається незмінною для всіх відділів.

Після натиснення на кнопку, з'явиться екран, у якому можна впровадити дані відділу, додати певну кількість документів для перегляду або налагодити конфігурацію для надсилання документів електронною поштою.

Важливо, що система не дозволяє видавати декілька рахунків-фактур з однаковим номером в даному календарному році. Якщо вам потрібна виставити рахунок-фактуру з різними номерами, на приклад, для різних клієнтіа, варто додати букву або цифру, яка буде унікальною для даного відділу.

2) Що стосується другого варіантів - створиться абсолютно новий обліковий запис – потрібно окремо реєструватися і кожноразово здіснювати вхід в паролем, який оберете.

Із цією опцією будуть створені окремі фірми з окремою базою клієнтів та продуктів.



Після натиснення кнопки створення нового облікового запису, система перенаправить на створення нового облікового запису. Ваше поточне ім’я користувача буде відображатися з цифрою в кінці, яка вказуватиме, який новий обліковий запис ви створюєте.




Якщо ви створили додаткові облікові записи з урахуванням ваших клієнтів (тобто ви використовуєте опцію, доступну для бухгалтерських офісів), якій ви хочете надати можливість управління обліковим записом:

• перейдіть до меню Налаштування> Користувачі;
• введіть дані користувача та його роль у системі.

Банківський рахунок

Додавання нового банківського рахунку автоматично створює новий відділ компанії, але слід пам’ятати, для якої компанії ви хочете створити цей відділ, натиснувши синю кнопку Читати дані з ІПН.