Періодичний рахунок на основі рахунка-фактури

Можливість автоматичного періодичного виставлення документів доступна починаючи від плану Standard. Ця функція дозволяє автоматизувати процес виставлення періодичних рахунків вибраному клієнту через певні проміжки часу. З цієї публікації ви дізнаєтеся, як створити цикл рахунків-фактур на основі іншого документа.

Періодичний рахунок на основі рахунка-фактури 

Щоб мати можливість створювати цикли рахунків-фактур, перевірте, чи активована ця опція у вашому акаунті. 

Для цього перейдіть на вкладку Налаштування > Налаштування акаунта > Ваш акаунт. В розділі Автоматичне виставлення періодичних документів виберіть опцію Періодичні документи та збережіть зміни. 



У закладці Доходи з’явиться нова опція – періодичні рахунки-фактури. 

Періодичні рахунки-фактури можна створювати на основі базового документа або відповідно до вашого власного визначення, що дозволяє вибрати продукт або клієнта на рівні створення циклу. Детальний опис створення циклу за власним визначенням можна знайти в статті → Власне визначення періодичного рахунка-фактури. 

Періодичний рахунок на основі рахунка-фактури - базовий документ

Щоб створити цикл на основі рахунка-фактури, спочатку виставте базовий документ, з якого система скопіює дані 1:1 у документи, що будуть виставлятися періодично.

У нашому прикладі ми виставимо рахунок-проформу як базовий документ. Це небухгалтерський документ, тому, якщо виникне необхідність змінити дані під час циклу, це не потребуватиме вимкнення циклу та його повторного створення. Не слід редагувати дані на бухгалтерських документах, які вже надійшли в господарський обіг. 

Продукт, який ми будемо продавати, — це місячна підписка на доступ до платформи онлайн навчання. Рахунки-фактури виставлятимуться щомісяця на той самий продукт і суму. 

Щоб підготувати базовий документ, перейдіть до закладки Доходи > Рахунок-Проформа > Додати. Ми заповнюємо реквізити Покупця, позиції в рахунку та інші налаштування, такі як форма та дата оплати, і підтверджуємо їх за допомогою кнопки Зберегти. 

У нашому прикладі ми використали змінні в назві позиції рахунка-фактури. Завдяки їм система автоматично вставлятиме місяць і рік, за який буде сплачена передплата для наступних створених документів. Ви можете прочитати більше про змінні в назві позиції рахунка-фактури для періодичних рахунків-фактур у цій статті → Як ввести змінні в назву позиції в рахунках-фактурах, створених циклом?

Як створити цикл на основі рахунка-фактури? 

 
Якщо базовий документ вже створено під вашим акаунтом, перейдіть до закладки Доходи > Періодичні рахунки-фактури > Новий періодичний рахунок-фактура, щоб на його основі створити цикл. 



У формі для створення періодичного рахунка-фактури заповніть Опис і виберіть опцію На основі рахунка-фактури. 

У полі На основі рахунка-фактури виберіть базовий документ зі списку, ввівши ім’я, ІПН контрагента або номер рахунка-фактури.



Якщо підставою є небухгалтерський документ, то біля поля На підставі рахунка-фактури з’явиться опція Виставити рахунки-фактури ПДВ. Якщо ви хочете, щоб система виставляла рахунки-фактури ПДВ одразу, то виберіть цю опцію. Невикористання цієї опції призведе до того, що система виставлятиме той самий тип необлікового документа, що й базовий документ.



Завершіть налаштування циклу, що залишилися. Виберіть дату виставлення першого рахунка-фактури та періодичність їх виставлення. Скористайтеся опцією автоматичної відправки рахунка електронною поштою, якщо хочете, щоб система відправляла документ відразу після його виставлення. Ви також можете надсилати повідомлення на свою адресу електронної пошти, коли буде виставлено новий рахунок у циклі. Після налаштування всіх параметрів підтвердіть створення циклу кнопкою Зберегти.



Система відобразить підсумок налаштувань створеного циклу. Якщо цикл виставить документ, то як наслідок з’явиться запис Виставлені рахунки-фактури, де буде видно номер виставленого документа, натискання на який переведе вас до його попереднього перегляду.



Створення циклу на основі документа також доступне безпосередньо з рівня попереднього перегляду виставленого рахунка-фактури. У контекстному меню над документом виберіть Більше опцій > Встановити періодичний. Номер документа буде автоматично введений у спеціальному полі. Налаштуйте решту параметрів циклу.