Імпорт рахунків-фактур - як це зробити?

Якщо ви тільки починаєте користуватися BitFaktura, ви можете швидко перенести архівні документи з іншої системи за допомогою імпорту рахунків-фактур. BitFaktura підтримує формати, такі як .XLS і .CSV, що дозволяє заощадити час і впорядкувати документацію в одному місці. У цій статті ми пояснюємо, де завантажити приклад файлу для імпорту, як підготувати дані до імпорту та яку інформацію потрібно надати, щоб процес пройшов успішно.
 

Імпорт рахунків-фактур - як це зробити?

Система дозволяє імпортувати дані у файлах типу .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV.

Щоб імпортувати рахунки-фактури до акаунта:
 

1. перейдіть до закладки Налаштування > Імпорт; 
   
   
    
2. зі списку виберіть опцію Імпорт рахунків-фактур; 
   
   
    
3. позначте опцію Доходи, щоб імпортувати рахунки-фактури як документи продажу (опція активна за замовчуванням); 
   
   
4. натисніть кнопку Вибрати файл і виберіть на диску пристрою файл із даними для імпорту. Після завантаження файлу натисніть кнопку Далі, щоб система завантажила дані для імпорту рахунків-фактур; 
    
5. Коли система покаже повідомлення, що завантаження даних завершилося успішно, натисніть кнопку Переглянути дані та імпортувати, щоб система перенаправила вас до кроку 2 імпорту; 
   
   
6. якщо завантажуваний файл містить заголовки з назвами стовпців, позначте прапорець біля опції Файл містить заголовок, щоб система автоматично пропустила ці значення;
   
   
7. щоб імпорт завершився успішно на кроці 2, потрібно для кожного стовпця підібрати відповідну змінну відповідно до його вмісту. Завдяки цьому система зможе правильно призначити дані під час створення рахунків-фактур. Наприклад, стовпець із датою виставлення рахунку повинен мати призначену змінну issue_date : Дата виставлення. Якщо ви не хочете імпортувати дані з вибраного стовпця, виберіть пропустити; 
    
8. за бажанням оберіть додаткові налаштування; 
   
   
9. щоб імпортувати дані, натисніть кнопку Імпорт даних, а потім підтвердіть завершення процесу кнопкою Готово. 
    

Якщо процес імпорту завершиться успішно, у списку з історією імпортів у стовпці імпортовано з'явиться кількість імпортованих документів. Якщо під час імпорту система виявить помилку, у стовпці помилки буде показано кількість помилкових даних. 
 

 
Ви можете переглянути імпортовані дані, скориставшись кнопкою Переглянути у стовпці імпортованих об'єктів. Система перенаправить вас безпосередньо до списку документів, створених на основі імпортованого файлу. Про те, що документи створені виключно через імпорт, свідчить активна опція пошук для імпорту у панелі фільтрації списку.
   

Звідки завантажити приклад файлу для імпорту?

Приклад файлу для імпорту можна завантажити безпосередньо з акаунта, а потім заповнити його власними даними. 

Щоб завантажити файл, перейдіть до закладки Налаштування > Імпорт > Імпорт рахунків-фактур, а потім натисніть на назву файлу в розділі Дивитись зразок файлу імпорту, який знаходиться у синьому повідомленні з правого боку. 

Імпорт рахунків-фактур, де Покупець є приватною особою

Під час імпорту рахунків-фактур на приватних осіб необхідно додати у файл імпорту стовпець з назвою, наприклад, "Фірма", у якому в кожному рядку має бути значення 0. Під час імпорту для цього стовпця слід вибрати змінну "buyer_company : Фірма" (значення 0 буде сприйняте системою як приватна особа, а значення 1 — як фірма).

У випадку імпорту рахунків-фактур на приватних осіб обов’язковим є як зазначення змінної "buyer_name : Одержувач", так і змінної "buyer_last_name : Прізвище".

Те, що вказано у змінній 'buyer_name : Одержувач' відображається в попередньому перегляді рахунку-фактури, натомість під час редагування видно лише те, що було введено як 'buyer_last_name : Прізвище'.

Найкраще тому у змінній "buyer_first_name : Ім'я" вказати ім’я, у змінній "buyer_last_name : Прізвище" — прізвище, а у змінній "buyer_name : Одержувач" об’єднати ім’я з прізвищем, щоб усі дані на документах з імпорту були узгоджені та сприймалися як єдине ціле. 

FAQ – Питання та відповіді

 

• Як я можу імпортувати рахунки-фактури, що містять кілька позицій?

Приклад файлу імпорту враховує рахунок із кількома позиціями. У випадку такого рахунку файл повинен містити окремі рядки для кожної позиції. Натомість у стовпцях з порядковим номером та номером рахунку-фактури мають бути однакові значення. Це дозволить системі правильно згрупувати всі позиції в межах однієї фактури. 
 

• Як імпортувати рахунок-фактуру з Покупцем та Одержувачем?

Щоб система правильно створила рахунок-фактуру з Покупцем та Одержувачем, у файл імпорту потрібно додати додаткові стовпці з даними Одержувача. На другому кроці імпорту до цих стовпців слід призначити змінні "recipient".
 

• Чи можу я імпортувати дані з будь-якої програми до Bitfaktura?

До системи можна імпортувати файли у форматах .XLS, .XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV. Якщо програма може згенерувати дані в одному з указаних форматів, і під час імпорту кожній колонці буде призначено правильну змінну, на основі якої система зчитає дані до рахунку-фактури, імпорт повинен пройти успішно.
 

• Як під час імпорту рахунків-фактур визначити мову рахунку?

Щоб імпортувати рахунки-фактури іноземною мовою, файл імпорту повинен містити додатковий стовпець із позначенням мови рахунку (наприклад, для англійської мови — EN). На кроці 2 імпорту до цього стовпця слід призначити змінну - lang : Мова.

Ознайомтеся також:
Як імпортувати в систему витрати?
Як імпортувати рахунки-фактури з неповними даними?
Як імпортувати небухгалтерські документи?
Змінні, які слід використовувати під час імпорту даних до акаунта