Імпорт рахунків-фактур з неповними даними Продавця

BitFaktura дозволяє імпортувати рахунки-фактур навіть у випадку, якщо дані продавця у файлі є неповними. Якщо ви використовуєте зразковий файл або імпортуєте дані з іншої системи, яка не містить повних даних продавця, під час імпорту ви можете призначити документ до обраного відділу. У цій статті ми покажемо, як імпортувати рахунки-фактури з неповними даними продавця.

Як імпортувати рахунки-фактури, якщо файл імпорту містить неповні дані Продавця?

Під час імпорту рахунків-фактур на основі файлу імпорту система не імпортує повні дані Продавця, якщо такі дані відсутні у файлі. Зразковий файл імпорту містить лише назву Продавця та номер ПДВ. Адресні дані Продавця не будуть відображатися у документі, створеному на основі такого файлу імпорту. 

Якщо ви хочете, щоб рахунки-фактури імпортувалися з повними даними Продавця:

1. створіть відділ з повними даними, скориставшись закладкою Налаштування > Дані фірми > Додати новий відділ або Додати нову фірму, якщо Продавець має інший податковий номер (якщо компанію/відділ вже додано до облікового запису, цей крок можна пропустити); 
    
2. далі перейдіть до закладки Налаштування > Імпорт > Імпорт рахунків-фактур, оберіть опцію Доходи та завантажте файл імпорту у відповідне місце — детальну інструкцію з імпорту рахунків можна знайти у статті як імпортувати рахунки продажів за допомогою файлу імпорту; 
   
   
3. на етапі 2 імпорту пам’ятайте, що для кожної колонки потрібно призначити змінну, яка відповідає її вмісту — лише якщо правильно призначити змінні до колонок або скористатися опцією пропустити для полів, які потрібно пропустити, система успішно завершить імпорт і правильно створить документи; 
    
4. щоб система завантажила повні дані Продавця, у розділі Додаткові налаштування виберіть у полі Відділ фірми той відділ, дані якого мають з’явитися в документах, та поставте прапорець біля опції Автоматично вставляти актуальні дані Продавця з Відділу, збережені в обліковому записі у закладці Налаштування > Дані фірми; 
    
5. якщо не оберете відділ у полі Відділ фірми, система автоматично прив’яже документи до відділу, який у профілі позначено як основний. Якщо ж оберете відділ, але залишете активною опцію Зберегти документи без детальних даних Продавця, система використає лише дані з файлу імпорту;
6. підтвердіть імпорт кнопкою Імпортувати дані.

Імпортовані рахунки повинні містити повні дані Продавця, визначені у формі створення/редагування відділу. Правильність призначеного відділу можна перевірити, перейшовши до списку рахунків. У панелі фільтрації з лівого боку в полі Відділ оберіть відповідний відділ та виконайте пошук документів. У списку повинні з’явитися всі документи, прив’язані до цього відділу, зокрема й ті, що були імпортовані. 

Вибір опції Зберегти документи без детальних даних Продавця (під час стандартного імпорту за замовчуванням у полі Продавця на рахунку відображатимуться лише Назва фірми/Відділу та номер ПДВ, вказані у файлі) без призначення відділу призведе до того, що на створених документах з'являться лише дані з файлу, тобто назва та ПДВ Продавця. Ця ситуація стосується файлів, де дані Продавця неповні. Якщо ж у файлі взагалі відсутні дані Продавця, вибір цієї опції спричинить відображення на документах даних основного відділу.

  Як імпортувати рахунки-фактури між різними акаунтами в BitFaktura?
Як імпортувати на акаунт витратні рахунки?
Як імпортувати прайс-листи?