Як знайти старіші/історичні рахунки-фактури в обліковому записі?

Якщо в рамках акаунта в BitFaktura ви виставляєте велику кількість документів або співпрацюєте з нами вже кілька років, ви можете задуматися, як знайти архівні документи.

За замовчуванням у списку всіх рахунків-фактур, які ви створили, а також у списках їх окремих типів, система відображає документи за останні 12 місяців. 

Цей фільтр встановлений автоматично, тому часто трапляється, що Користувачі системи не знають, як знайти у своєму обліковому записі рахунки-фактури, які вони створили раніше, ніж за останній рік. Відсутність видимості цих документів не означає, що вони були видалені нами. BitFaktura не видаляє жодних документів, створених в рамках облікового запису. У цьому записі ми покажемо вам, як користуватися опціями фільтрації в системі та покращити процес пошуку старіших рахунків-фактур у системі.

Фільтрування за періодом

Відображення документів, виставлених протягом останніх 12 місяців, стосується як рахунків-фактур на доходи, так і витрат. 

Опції фільтрації доступні з лівого боку кожного списку рахунків-фактур.
Це панель фільтрації, яка має на меті полегшити вам групування та пошук документів. 



У полі Період ви можете помітити налаштування за замовчуванням — останні 12 місяців.

Список рахунків-фактур, який система покаже вам після переходу до закладки Доходи або Витрати, буде обмежений виключно цим періодом. Однак це не означає, що документи, видані раніше, недоступні у вашому акаунті. Достатньо розширити період пошуку рахунків-фактур у системі до всіх або вибраного діапазону дат.

Після натискання на поле Період ви маєте можливість вибрати один фільтр із кількох доступних опцій. Вони включають:
.

• останні 12 місяців;
• цього місяця;
• останні 30 днів;
• минулого місяця;
• цього року;
• минулого року;
• поточний квартал;
• попередній квартал;
• всі;
• і більше.

Опція більше дозволяє самостійно визначити діапазон дат, з яких ви хочете відфільтрувати рахунки-фактури. Якщо скористаєтеся цією функцією, у панелі з’являться додаткові поля: Дата від i Дата до, в яких ти можеш зазначити конкретний часовий проміжок. Дати можна вибрати, скориставшись календарем, який з’явиться після натискання на обране поле.

Підтвердження кнопкою Пошук, яка знаходиться внизу панелі фільтрації, призведе до того, що система покаже у списку лише ті документи, які відповідають обраним вами фільтрам. Вам не обов'язково обмежуватися лише одним фільтром. Чим детальніше ви визначите умови пошуку, тим точнішими будуть результати.

Завдяки цьому в рамках акаунта ви можете не лише знайти документи, видані раніше ніж за останні 12 місяців, але також маєте можливість максимально звузити пошук і отримати лише ті результати, які вас цікавлять.

 


 

Інші доступні фільтри

Панель фільтрації дозволяє користуватися широким спектром фільтрів, які забезпечують отримання точно підібраних результатів. Видимість фільтрів залежить від опцій, які увімкнені у вашому акаунті. Приклади фільтрів включають:
.

• тип документа;
• статус;
• відділ (якщо в рамках акаунта у вас додано кілька відділів);
• платежі;
• валюта.

У панелі ви також можете скористатися додатковими опціями пошуку. Вони стануть доступними після натискання на фразу більше ↓ .
 

Введіть ключове слово або номер 

У системі доступний фільтр, який дозволяє шукати документи за обраною фразою. У панелі фільтрації є опція Введіть ключове слово або номер. У видиме поле ви можете ввести, наприклад, номер шуканого рахунку-фактури, ім'я або прізвище клієнта, для якого він був виставлений, або іншу фразу, за якою ви зможете знайти документ у системі.

У межах цього фільтра ти також можеш скористатися опцією розширеного пошуку.

Достатньо позначити опцію Розширений пошук, який з'явиться після натискання на поле Введіть ключове слово або номер. Система скористається опцією розширеного пошуку. Функція точного пошуку дозволяє, зокрема, шукати за фразами з полів, таких як назва продуктів/послуг або примітки, додані до рахунку-фактури. За допомогою цієї функції також можна шукати за даними, вказаними в полях одержувач, інша адреса для листування та додатковий опис, якщо його було додано. 

Не можу знайти документ у системі - активність в акаунті

Бувають ситуації, коли, незважаючи на використання опцій фільтрації документів, ви не можете знайти його у своєму акаунті. Ви також не можете згадати, чи був документ відредагований, чи, можливо, він був видалений з системи кимось із користувачів. Що можна зробити в такому випадку? Як перевірити, що сталося з документом?

У системі для користувача з роллю власника акаунта є можливість детально перевірити активність акунта. 

Завдяки цій функції ви можете переглядати різні види активності, пов'язані з документами, зокрема створення документа, його редагування чи видалення. У вкладці з активностями в акаунті ви також можете фільтрувати пошук за обраним діапазоном дат або користувачем. 

Щоб мати доступ для перевірки активності, необхідно на вкладці Налаштування > Налаштування акаунта > Ваш акаунт у розділі Інші позначити опцію Показати активність користувачів. 



Після збереження змін у закладці Налаштування > Активнісь ви зможете перевірити дії, пов'язані з вашим обліковим записом.



Ми детально описуємо опцію активності в акаунті у спеціальній статті: Як перевірити активність в акаунті?