Створення авансових і кінцевих рахунків-фактур та облік складського стану продуктів

У системі BitFaktura ви можете створювати рахунки-фактури авнсові та кінцеві, які передбачають попереднє оформлення замовлення для автоматизації процесу їх виставлення та правильного звітування про продаж. Під час продажу товарів на основі авансів складський залишок зменшується в момент виставлення кінцевого рахунку-фактури. У цій статті ми розглянемо механізм створення авансових та кінцевих рахунків-фактур, а також їхній вплив на складський стан продуктів.

Створення авансових та кінцевих рахунків-фактур і облік складського стану продуктів

Часто буває так, що за допомогою схеми замовлення – авансові рахунки – кінцевий рахунок ми продаємо товар зі складу, і цей товар списується зі складського залишку під час виставлення кінцевого рахунку. 

Це відбувається в момент, коли до кінцевого рахунку автоматично створюється документ WZ (видаткова накладна). 

Щоб програма правильно обліковувала складські залишки товару, автоматично створюючи документ WZ, у системі слід увімкнути функцію автоматичного виставлення складського документа. 

Що відбувається в момент, коли не увімкнено автоматичне додавання складських документів до рахунків, і система не знає, з якого документа (авансовий рахунок, кінцевий рахунок) почати перевірку складського стану продуктів?

Тоді під час створення авансового рахунку з рівня замовлення у системі з'являється додаткове вікно з опцією Врахувати на картці продукту в позиції "продаж без складських документів".

Чекбокс автоматично позначається, якщо при виставленні авансового рахунку з рівня замовлення ви використовуєте опцію «% від повної суми» або «вказана сума з ПДВ». Для цих опцій чекбокс також буде за замовчуванням активний у створеному кінцевому рахунку. 

Якщо ж під час створення авансового рахунку з замовлення ви скористаєтесь опцією «створити вручну», чекбокс не буде активним за замовчуванням у формі. 


 

На картці продукту, після створення авансового рахунку з рівня замовлення, з’явиться кількість із авансового рахунку в рядку «Продано без складських документів».

Незважаючи на те, що програма показує додатній складський залишок для даного продукту, через позначення чекбоксу на авансовому рахунку на картці продукту є інформація про один продукт, зазначений у рахунку-фактурі, до якого не був доданий складський документ. 

Такий самий чекбокс буде видимий при створенні кінцевого рахунку з авансового рахунку. 



Якщо в обох документах чекбокс Врахувати на картці продукту в позиції 'продаж без складських документів' залишиться зазначеним, програма в картці продукту у розділі «Продано без складських документів» вкаже кількість, яка випливає з кінцевого рахунку, і цей документ буде пов'язаний при натисканні кнопки Переглянути. Система очікуватиме, що до цього рахунку буде створений складський документ.

У момент ручного створення документа WZ до кінцевого рахунку складський залишок буде відповідно зменшено, а в рядку Продано без складських документів авансовий рахунок більше не буде відображатися. 



При вимкненому автоматичному створенні складських документів до рахунків продажів система автоматично деактивує опцію Врахувати на картці продукту в позиції 'продаж без складських документів', навіть якщо під час створення авансового рахунку ця опція була активною. Система очікуватиме, що саме до кінцевого рахунку буде створено складський документ WZ, на основі якого зменшиться складський залишок продукту.