Категорія - що це таке і як нею користуватися?
Створено:
06.08.2024
Остання актуалізація: 23.12.2024
Остання актуалізація: 23.12.2024
Кількість відвідувань статті: 54
У рамках налаштувань системи BitFaktura ви можете скористатися опцією додавання категорій. Категорії можна призначати клієнтам, продуктам, а також документам, пов'язаним із доходами та витратами. Додавання категорій дозволить вам поділити дані в системі за встановленими критеріями. Це може бути корисно, коли ви хочете знайти клієнтів з певної країни або розділити продукти на ті, що доступні стаціонарно та онлайн. Категоризація даних у системі полегшить вам звуження інформації за обраними фільтрами, що дозволить генерувати звіти та графіки з розбивкою за категоріями. Опція додавання категорій доступна в кожному тарифному плані BitFaktura. З цієї статті ви дізнаєтеся, як додати категорію та як скористатися опцією фільтрування за цим параметром.
Зміст статті:
.
Категорії можна додати з рівня налаштувань. Щоб додати категорії у своєму обліковому записі, перейдіть на закладку Налаштування > Категорії.
З'явиться вікно, в якому можна додати категорії за допомогою кнопки "Додати". Якщо ви вже додали категорії раніше, тут побачите список усіх раніше створених категорій.
Категорії відображатимуться у вигляді списку. З цього місця додані категорії також можна редагувати або видаляти, використовуючи шестерню праворуч. Після натискання на неї з'являться опції "Переглянути", "Редагувати" і "Видалити"
УВАГА! Категорія рахунка-фактури є важливішою! Це означає, що лише якщо до певного рахунка НЕ ПРИСВОЄНО категорію, тоді до уваги братимуться категорії з продуктів, що знаходяться на цьому рахунку.
У системі доступна опція фільтрації документів за призначеною до них категорією.
Щоб відфільтрувати документи за допомогою цієї опції, перейдіть до списку документів через закладку Доходи > Всі або виберіть конкретний тип документа. Ця опція також доступна з боку витрат.
У панелі фільтрації, яка знаходиться зліва, доступне поле "Категорія". Після натискання на це поле система відобразить усі категорії, додані в межах акаунта.
Після вибору категорії підтвердіть пошук кнопкою "Пошук". Система відобразить документи, яким призначено вибрані категорії.
Опція фільтрації також доступна для бази клієнтів і продуктів. Після переходу до вкладки "Клієнти" або "Продукти", система також дозволяє фільтрувати за категорією.
Система дозволяє відображати додаткові колонки (стовпці) у списку документів завдяки опції налаштування відображення стовпців. Серед доступних колонок ви можете вибрати також колонку, що стосується категорії. Таким чином, на рівні списку буде видно, чи призначено категорію для певного документа, і яка саме це категорія.
Щоб активувати відображення колонки з категорією у списку рахунків-фактур:
.
Зміна буде видимою для всіх списків рахунків-фактур у розділі "Прибутки". Колонку з категорією ви можете активувати таким же способом і у закладці "Витрати".
У фільтрації рахунків-фактур за категорією доступна додаткова опція Шукати в продуктах теж. Ця функція дозволяє більш точно шукати необхідні рахунки-фактури.
Якщо рахунок-фактура не має призначеної категорії, але продукт у рахунку-фактурі має, позначена опція Шукати в продуктах теж дозволить відображати у списку документів не лише рахунки-фактури з вибраною категорією, але й ті, на яких лише продукт має призначену категорію. Це значно розширює можливості пошуку за категорією.
Якщо вам важливо отримати тільки документи, яким призначено вибрану категорію або жодної категорії, пам'ятайте, щоб зняти позначку з чекбокса біля опції Шукати в продуктах теж.
В окремих статтях ми докладно описуємо, як призначати категорії клієнтам, продуктам, прибуткам та витратам:
Озайомтеся також: Як знайти старіші/історичні рахунки-фактури в акаунті?
Зміст статті:
.
- як додати категорію в системі
- фільтрування рахунків за категорією
- як відобразити стовпець з категорією у списку рахунків
- фільтрування рахунків за категорією - пошук також у продуктах
Як додати категорію в системі?
Категорії можна додати з рівня налаштувань. Щоб додати категорії у своєму обліковому записі, перейдіть на закладку Налаштування > Категорії.
З'явиться вікно, в якому можна додати категорії за допомогою кнопки "Додати". Якщо ви вже додали категорії раніше, тут побачите список усіх раніше створених категорій.
Після натискання кнопки "Додати" система відобразить форму для додавання категорії. Введіть її назву в полі "Назва". Додатково ви можете додати опис, який буде доповнювати основну назву. Він, однак, не буде відображатися на жодному документі.
Категорії відображатимуться у вигляді списку. З цього місця додані категорії також можна редагувати або видаляти, використовуючи шестерню праворуч. Після натискання на неї з'являться опції "Переглянути", "Редагувати" і "Видалити"
УВАГА! Категорія рахунка-фактури є важливішою! Це означає, що лише якщо до певного рахунка НЕ ПРИСВОЄНО категорію, тоді до уваги братимуться категорії з продуктів, що знаходяться на цьому рахунку.
Фільтрація рахунків за категорією
У системі доступна опція фільтрації документів за призначеною до них категорією.
Щоб відфільтрувати документи за допомогою цієї опції, перейдіть до списку документів через закладку Доходи > Всі або виберіть конкретний тип документа. Ця опція також доступна з боку витрат.
У панелі фільтрації, яка знаходиться зліва, доступне поле "Категорія". Після натискання на це поле система відобразить усі категорії, додані в межах акаунта.
Ви можете вибрати необхідні категорії, натискаючи на їхні назви. Якщо хочете вибрати більше ніж одну категорію, кожного разу потрібно натискати поле "Категорія" і знову відображати список.
Після натискання на це поле ви також можете знайти категорію, ввівши її назву. У такому випадку система запропонує найбільш відповідні варіанти, вибір яких ви підтвердите, натиснувши на назву категорії.Після вибору категорії підтвердіть пошук кнопкою "Пошук". Система відобразить документи, яким призначено вибрані категорії.
Опція фільтрації також доступна для бази клієнтів і продуктів. Після переходу до вкладки "Клієнти" або "Продукти", система також дозволяє фільтрувати за категорією.
Відображення стовпця з категорією у списку рахунків-фактур
Система дозволяє відображати додаткові колонки (стовпці) у списку документів завдяки опції налаштування відображення стовпців. Серед доступних колонок ви можете вибрати також колонку, що стосується категорії. Таким чином, на рівні списку буде видно, чи призначено категорію для певного документа, і яка саме це категорія.
Щоб активувати відображення колонки з категорією у списку рахунків-фактур:
.
- перейдіть до списку рахунків-фактур через закладку Доходи > Всі;
- натисніть на іконку шестерні, видиму у верхньому правому куті поруч із кнопкою "Експорт/Друк", і зі списку виберіть "Налаштувати відображення стовпців";
- позначте чекбокс біля опції "Категорія", щоб активувати відображення колонки;
- підтвердіть зміни кнопкою "Зберегти" в низу вікна.
Зміна буде видимою для всіх списків рахунків-фактур у розділі "Прибутки". Колонку з категорією ви можете активувати таким же способом і у закладці "Витрати".
Фільтрація рахунків-фактур за категорією - шукай також у продуктах
У фільтрації рахунків-фактур за категорією доступна додаткова опція Шукати в продуктах теж. Ця функція дозволяє більш точно шукати необхідні рахунки-фактури.
Якщо рахунок-фактура не має призначеної категорії, але продукт у рахунку-фактурі має, позначена опція Шукати в продуктах теж дозволить відображати у списку документів не лише рахунки-фактури з вибраною категорією, але й ті, на яких лише продукт має призначену категорію. Це значно розширює можливості пошуку за категорією.
Якщо вам важливо отримати тільки документи, яким призначено вибрану категорію або жодної категорії, пам'ятайте, щоб зняти позначку з чекбокса біля опції Шукати в продуктах теж.
В окремих статтях ми докладно описуємо, як призначати категорії клієнтам, продуктам, прибуткам та витратам:
- як додати категорію до клієнта;
- як додати категорію до продукту та згрупувати їх;
- як додати категорії до доходів та витрат;
- як створювати звіти по документах і продуктах за категоріями.
Озайомтеся також: Як знайти старіші/історичні рахунки-фактури в акаунті?
Назад
Додати коментар