BitFaktura.ua - перші кроки в системі

Добрго дня!

Ми дуже раді, що Ви починаєте свою пригоду з електронним виставленням рахунків-фактур. У цій статті ми хочемо ознайомити вас з найпростішими системними функціями та способом налаштуванням вашого облікового запису, щоб Ви могли швидко розпочати роботу з системою.

 

1. Створіть обліковий запис у системі (якщо у Вас його ще немає)

Щоб створити обліковий запис у BitFaktura, натисніть на відповідну кнопку реєстрації, яка знаходиться на веб-сторінці. 

Введіть свою адресу електронної пошти та пароль і натисніть «Зареєструватися». Перед переходом до програми є ще один крок – створення назви свого облікового запису.

2. Підтвердіть свою електронну адресу

На вказану під час реєстрації електронну адресу було надіслано електронне повідомлення із посиланням для активації. Ми рекомендуємо Вам підтвердити свою електронну адресу на самому початку роботи з системою. Підтвердження електронної адреси допоможе забезпечити дані, які Ви будете зберігати в обліковому записі.

3. Введіть дані про свою фірму

Після створення облікового запису Ви можете одразу виставляти рахунок-фактуру, натиснувши на синю кнопку +Фактура. 

Однак почнемо з конфігурації найважливіших налаштувань Вашого нового облікового запису. Для початку пропонуємо додати дані Вашої фірми. Для цього перейдіть до меню Налаштування > Дані фірми. Введені вами дані будуть автоматично подані на виставлених документах як дані Вашої фірми.

Після збереження даних Вашої фірми Ви зможете редагувати їх в розділі Дані фірми.

4. Активуйте документи про доходи, які вам потрібні

У BitFaktura Ви можете виставляти багато типів документів, але для підтримки порядку в Вашому обліковому запісі радимо включити ті, якими Ви користуєтеся щодня.

Щоб переглянути повний перелік документів, якими Ви можете скористатися, перейдіть до Налаштування > Налаштування акаунта. 

Тепер ви можете отримати доступ до документів, які Ви вибрали, з панелі робочого столу:

5. Активуйте документи про витрати

BitFaktura - це не тільки документи про доходи, але й витрати вашої компанії. Ввівши всю документацію в систему, Ви зможете аналізувати повний фінансовий стан своєї фірми у детальних звітах.

Якщо Ви не бачите розділ Витрати в меню, перейдіть до Налаштування > Налаштування акаунта. У розділі Які документи виставляти активуйте Витрати.

6. Установіть формат нумерації документів

5. Якщо Ви використовуєте власний метод нумерації рахунків-фактур, перед виставленням першого рахунка-фактури Ви можете визначити метод нумерації для своїх документів у меню Налаштування > Налаштування акаунта > Нумерація. Форматом нумерації за замовчуванням, запропонованим у BitFaktura, є nr-m/mm/yyyy, тобто наступний номер документа в даному місяці, місяць, рік. Ви можете змінити цей формат, використовуючи такі змінні: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d

Вибираючи формат нумерації, Ви можете вибрати один із запропонованих форматів нумерації або створити власний формат. Ви також можете ввести константу у формат нумерації, яка визначає, наприклад, відділ вашої фірми. Якщо Ви хочете, щоб рахунки-фактури нумерувались таким способом - FV/UK/1/12/2018, тоді використовуйте такий формат: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.

Якщо Ви починаєте працювати з BitFaktura в середині року і хочете, щоб нумерація була продовженням нумерації, що використовувалась дотепер, при виставленні першого документа в системі вручну введіть відповідний номер рахунка-фактури, наприклад, 4/03/2021:

Після збереження документа, під час виставлення чергового рахунку-фактури, система сама запропонує номер 5/03/2021 як наступний.

7. Документи з ПДВ та без ПДВ

На спосіб виставлення документів, безсумнівно, впливає факт, чи Ви - платник ПДВ. За замовчуванням, BitFaktura пропонує включити ПДВ на документах в розмірі 23%, однак Ви можете змінити як назву податку, так і ставку податку, а також повністю відключити його на документі.

Зміна назви та ставки податку:

Щоб змінити назву податку, перейдіть у Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Рахунки-фактури і документи та визначте назву та/або ставку податку, яка Вам буде потрібна.

Деактивація стовпця ПДВ на документах:

Якщо на виставлених документах не вказуєте жодної ставки податку, Ви можете вимкнути її одноразово, перейшовши до меню Налаштування > Налаштування акаунта. В розділі Які документи виставити, Ви знайдете опцію Документи з ПДВ або без ПДВ. Зніміть прапорець біля цієї опції та збережіть зміни у своєму акаунті.

Ви також можете вимикати стовпець ПДВ кожного разу, коли виставляєте документ, вибравши опцію не відображати для даного стовпця:

8. Заповніть базу даних продуктів і клієнтів (за бажанням)

Щоб розпочати виставлення рахунків-фактур у BitFaktura, вам не обов'язково заповнювати базу продуктів і клієнтів. При видачі кожного документа (після його збереження) введені дані будуть запам'ятовуватися в системі, а після переходу на вкладку Продукти та Клієнти ви побачите списки використаних даних. Дані, які будуть збережені у списках товарів та клієнтів, будуть автоматично пропоновані підчас виставлення наступних документів. Ця опція прискорює видачу документа та гарантує, що ви не помилитеся, вводячи дані вручну.

Якщо Ви хочете використовувати готові бази даних продуктів та клієнтів, Ви можете ввести дані в систему перед тим як виставите рахунок-фактуру. Щоб додати клієнта, перейдіть до розділу Клієнти > Додати клієнта, а щоб додати продукт, перейдіть до розділу Продукти > Додати продукт.