У BitFaktura існує можливість створення окремих фірм та відділів у межах одного акаунта. Завдяки цій опції ви можете створювати документацію для кількох філій/відділів однієї фірми (з одним ідентифікаційним кодом платника податків) або для кількох фірм з різними кодами в рамках однієї абонентської плати. У цій статті ми пояснимо, у чому полягає функція багатьох відділів та фірм в одному акаунті.

 

Усе про опцію "Багато фірм і багато відділів" в одному обліковому записі

 

Коли скористатися опцією "багато відділів"?

Окремим відділом у фірмі може бути, наприклад, окрема локація, окремий банківський рахунок або окремий магазин, якщо ви керуєте більше ніж одним. Це також чудове рішення, якщо ви продаєте свої товари іноземною мовою або в іншій валюті — можна створити окремий відділ для рахунків-фактур німецькою мовою та окремий для рахунків іспанською. У списку у закладці "Дані фірми" відділи будуть згруповані за кодом ІПН/ЄДРПОУ.

Нова фірма додана як новий акаунт

Нова фірма, додана за допомогою опції "Додати фірму (через новий акаунт)", створить абсолютно новий обліковий запис на рівні того самого профілю користувача. Увійшовши за допомогою однієї електронної пошти та відповідного до неї пароля, ви отримуєте доступ до всіх акаунтів у системі, прив'язаних до цієї електронної пошти/логіну. Можливість перемикатися між акаунтами доступна з головного меню. Між полем "Пошук" та адресою електронної пошти з'явиться назва акаунта, у який ви наразі увійшли. Достатньо натиснути на цю назву, щоб відобразити список пов'язаних акаунтів, між якими можна перемикатися.

Що стосується різниці між створенням нової фірми та нового відділу, вона полягає в тому, що відділи фірми мають той самий код ЄДРПОУ, і цей же ЄДРПОУ буде відображений у полі ЄДРПОУ, коли ви захочете створити окремий відділ тієї ж фірми. Якщо ви виберете інший код, відділ автоматично буде призначений до тієї фірми, до якої належить цей код. Якщо ж ви вирішите ввести абсолютно новий ЄДРПОУ, система одразу запропонує можливість створення нової фірми замість нового відділу. Відмінність у вигляді багатьох відділів і фірм у закладці Налаштування > Дані фірми показана на фото нижче.

Більше про відділи, компанії та банківські рахунки, їх створення та відмінності між ними, можна прочитати у статті "Новий відділ, нова фірма, новий банківський рахунок – у чому різниця та як їх додати?"

Фірми або відділи в одному акаунті

Підчас додавання фірми чи відділу під одним акаунтом, клієнти та продукти є спільними. В кожному акаунті можна додавати будь-яку кількість окремих відділів, тоді як окремі фірми в одному акаунті можна додавати користуючись планом Standard.

Ви можете додати відділ або фірму в рамках одного акаунта у меню Налаштування в розділі Дані фірми. Після додавання відділів ви можете переходити між ними під час виставлення рахунків-фактур. Більше на цю тему можна прочитати у статті "Як змінювати відділ при виставленні рахунків-фактур?"

Окрема нумерація для відділів

Для кожного відділу можна визначити окрему нумерацію. Однак у межах одного акаунта система не дозволяє виставляти два рахунки-фактури з однаковим номером протягом даного року. Тому, якщо якщо Ви хочете встановити окрему нумерацію для відділів, найкраще додати на початку літеру або цифру, яка буде визначати відділ. В такому разі кожен відділ матиме унікальні номери. Більше на цю тему можна прочитати у статті "Окрема нумерація рахунків-фактур для різних відділів."

Окрема валюта для кожного системного відділу

Інші окремі налаштування у відділі

У рамках налаштувань відділу ви також маєте можливість вибрати:

• типовий шаблон рахунків;
• типову ставку податку для документів цього відділу;
• типову мову рахунків і документів;
• типове лого;
• типові примітки на рахунках.

Фірми як окремі акаунти у BitFaktura

Для кожного акаунта Ви можете додати нову фірму як окремий обліковий запис (тоді вони є з окремою базою клієнтів та продуктів). Нова фірма додається в меню Налаштування > Дані фірми > Додати нову фірму.

Після додавання наступної фірми ми можемо керувати ними, використовуючи ті самі логін та пароль, і переключатися між ними за допомогою верхнього меню.

Якщо Ви створили додаткові акаунти, з думкою про своїх Клієнтів (опція доступна для бухгалтерій), яким Ви хочете надати можливість керування акаунтом, перейдіть у Налаштування цього акаунта, і на вкладці Користувачі встановіть дані користувача (його електронна адреса + пароль) та ролі в системі.

УВАГА: Кожна з цих фірм, додана в окремому акаунті в BitFaktura, підлягає окремій оплаті.

FAQ - питання та відповіді

• Чи є можливість призначити продукт до обраного відділу?

Так, у системі доступна можливість призначити продукт виключно до обраного відділу/фірми. Щоб активувати можливість вибору доступу до даних на картці продукту, спершу потрібно перейти до вкладки Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Користувачі та дозволи. Біля опції Обмеження видимості продуктів необхідно поставити прапорець і зберегти зміни. Потім потрібно перейти до картки продукту у вкладці Продукти та у формі редагування змінити налаштування в полі Фірма/Відділ (доступ до даних). Деталі можна знайти в статті Обмеження видимості продуктів.