Як додати нового користувача до свого акаунта

Створено: 23.01.2025
Остання актуалізація: 03.02.2025

Кількість відвідувань статті: 1

Система BitFaktura дозволяє додавати нових користувачів до вашого акаунта та призначати їм відповідні ролі та дозволи, наприклад, призначати доступ лише певному відділу. У цій статті пояснюється, як це зробити крок за кроком, беручи до уваги різні сценарії.

Зміст статті:

Ліміти користувачів залежно від плану підписки

Залежно від тарифного плану в BitFaktura, власник акаунта може надати доступ до акаунта своїм співробітникам і працівнику бухгалтерії.

План Standard: Можна додати не більше 3 користувачів;
План Pro: Можна додати не більше 5 користувачів;
План Pro Plus: Можна додати не більше 10 користувачів;
Якщо вам потрібно більше 10 користувачів, зверніться до служби підтримки клієнтів за адресою: info@bitfaktura.ua.

Увага: Доступ для бухгалтера не зараховується до ліміту користувачів. Ви можете додати бухгалтера таким чином Налаштування > Доступ для бухгалтера незалежно від вашого плану передплати. Використання цього параметра не впливає на загальну кількість користувачів у вашому акаунті.

Системні ролі за замовчуванням, редагування та зміна ролі наявного користувача

Запрошені особи мають власний логін та пароль, їм можуть бути призначені різні системні ролі, що передбачає різний рівень доступу до функцій, які пропонує система. Ви також можете створити власні ролі та призначити їх людям, яких ви запросите до свого акаунта. Спеціальні системні ролі є додатковими ролями, які повністю визначаються Власником або Адміністратором акаунта. Це означає, що при призначенні дозволів запрошеній особі ви можете використовувати готові системні ролі або створити власну роль відповідно до ваших потреб.

В системі доступні наступні ролі:

Власник акаунта: Повний доступ до всіх функцій;

Адміністратор: Широкий діапазон дозволів, за винятком зміни власника акаунта;

Користувач: Доступ до таких функцій, як рахунки-фактури та склади, але без можливості керувати налаштуваннями акаунта;

Бухгалтер: Дозволи подібні до користувачів, без доступу до налаштувань акаунта;

Створення персоналізованих ролей

Ви також можете додати нову або схожу роль до вже створених у вашому обліковому записі, ви можете зробити це, перейшовши до:

Налаштування > Користувачі > Ролі
Додайте аналогічну, щоб скопіювати налаштування з наявної ролі, ви можете додатково змінити її за допомогою певних функцій;
Додайте нову роль і повністю визначте докладні дозволи для нової ролі;

Редагування та зміна ролі існуючого користувача

Якщо ви хочете змінити роль вже існуючому користувачеві, виконайте це через редагування користувача:

натисніть на значок шестерні поруч із користувачем
виберіть "Редагувати", а потім
у полі "Роль" виберіть нову роль зі спадного списку
підтвердіть зміни, натиснувши кнопку "Зберегти"

Як додати нового Користувача?

Користувача можна додати, перейшовши до меню Налаштування > Користувачі
Натисніть кнопку "Додати/запросити користувача"
На цьому етапі вам потрібно вирішити, який спосіб додавання користувача вибрати, тобто зняти або поставити прапорець "Створити користувача відразу" (необхідно встановити пароль)
Рекомендоване рішення – зняти прапорець "Створити користувача відразу", а потім заповнити поле електронної пошти, роль у системі та вказати відділ, до якого ви хочете надати йому доступ
Користувач отримає електронний лист із запрошенням приєднатися до вашого акаунта в BitFaktura та самостійно встановити власний пароль для входу
Також можна одразу створити користувача, встановивши прапорець "Створити користувача відразу", а потім ввівши такі дані: Адреса електронної пошти, Пароль, Повторіть пароль, Роль у системі (наприклад, Користувач), Відділи, до яких ви хочете призначити користувача
Підтвердіть натисканням кнопки Додати користувача.

Увага: Якщо користувач із такою електронною адресою вже має обліковий запис у системі, його пароль не буде змінено. Система повідомить про це у повідомленні з правого боку екрана. Після додавання користувача до нашого облікового запису він зможе перемикатися між акаунтами, до яких має доступ, після входу в систему.

Редагування та позбавлення доступу

Якщо ви хочете змінити роль вже існуючому користувачеві, це можна зробити через редагування користувача:

натисніть на значок шестерні поруч із користувачем
виберіть "Редагувати", а потім
у полі "Роль" виберіть нову роль зі спадного списку
підтвердіть зміни, натиснувши кнопку "Зберегти"

Якщо ви хочете позбавити Користувача доступу до вибраного відділу або змінити його роль, натисніть кнопку Редагувати за допомогою значка шестерні, що відображається у списку користувачів:

Ви також можете скористатися кнопкою Від'єднати, якщо хочете повністю відключити користувача від облікового запису, враховуючи, що в такому разі він втратить доступ до всіх даних, збережених у вашому обліковому записі в BitFaktura.

Права (дозволи) та обмеження Користувачів

Якщо ви хочете встановити певні обмеження для Користувачів, перейдіть до розділу Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Користувачі та дозволи

З доступних опцій виберіть ті, що відповідають вашим вимогам, відмітивши лише для користувачів.

Блокування редагування та видалення рахунку-фактури після його друку - після активації цього обмеження кожен користувач не матиме можливості редагувати або видаляти надрукований документ. Опція Видалити буде недоступною, а опція Редагувати стане неактивною (затемненою).

Блокування редагування та видалення рахунка-фактури після його відправлення - щоб запобігти будь-яким змінам у документах та їх видаленню після відправлення контрагенту.

Блокування ручної зміни номера рахунка-фактури - завдяки цій функції ви збережете порядок у послідовній нумерації, що надається системою, і таким чином уникнете випадкових помилок співробітників.

Блокування ручної зміни дати виставлення - завдяки цій функції ви уникнете помилок або навмисних змін у реальній даті створення документа працівником.

Блокування видалення рахунків-фактур - повне блокування видалення будь-яких документів після їх створення в системі.

Обмеження видимості звітів - доступ до звітів матимуть лише адміністратори, тоді як Користувачі не бачитимуть фінансових звітів та підсумків у списках рахунків-фактур.

Обмеження видимості статистики продажів на головній сторінці та підсумків у списках документів - Користувачі не бачитимуть підсумків у списках документів та статистики продажів, видимих на головній сторінці програми (це не стосується адміністраторів).

Обмеження видимості Витрат - Користувачі не бачитимуть витрат (доступ до витрат матимуть лише адміністратори)

Обмеження видимості Клієнтів - Користувачі бачать лише своїх клієнтів (це не стосується адміністраторів)

Обмеження видимості Продуктів - Користувачі бачать лише свої продукти (це не стосується адміністраторів)

Обмеження видимості Складів - Користувачі бачать лише склади, до яких мають доступ (визначено у відділах, це не стосується адміністраторів)

Обмеження видимості закупівельних цін - Користувачі не бачитимуть закупівельних цін на продуктах

Обмеження видимості Платежів- Користувачі не матимуть доступу до вкладки "Платежі"

Блокування доступу користувачів до Складів - Користувачі не матимуть доступу до складів і складських документів (не стосується адміністраторів)

Користувачі можуть лише переглядати рахунки (не можуть редагувати/додавати/видаляти, не стосується адміністраторів) - Вони не можуть бачити клієнтів і продукти та не можуть редагувати/додавати/видаляти (ця опція не стосується адміністраторів)

Обмеження доступу до редагування прайс-листів - Користувачі не можуть редагувати прайс-листи (не стосується адміністраторів)

FAQ – Запитання та відповіді

1. Чи можу я надати одному Користувачеві доступ лише для перегляду рахунків-фактур, іншому – доступ лише до витрат, а третьому – можливість редагування витрат, доходів і складів?

Існує така можливість, але лише тоді, коли ви створите власну роль Користувача із вказаними правами. Немає можливості розподілу дозволів у межах системного Користувача.

2. Чи матиме користувач із роллю «Бухгалтер» ті самі дозволи, що й звичайний Користувач у системі?

Так, дозволи та обмеження в системі будуть однакові для обох ролей, тобто немає доступу до налаштувань акаунта, даних фірми та користувачів.

Дозволи для користувача з роллю "бухгалтер" можна також налаштувати у закладці Налаштування > Налаштування акаунта > Конфігурація > Користувачі та дозволи з тією різницею, що вибір здійснюється між опціями для користувачів та адміністраторів.

Зміна Власника акаунта

Тільки поточний Власник акаунта може призначити цю роль іншому користувачеві з іншою електронною адресою, доданому у закладці Налаштування > Користувачі, тим самим відмовляючись від неї. Власник акаунта може бути лише один. Статус власника акаунта можна надати особі, яка має призначену системну роль "Адміністратор", "Бухгалтер", "Користувач" або власну роль.

Щоб змінити власника акаунта:
.

у випадку особи, адресу електронної пошти якої вже додано до списку користувачів вашого акаунта:

перейдіть до закладки Налаштування > Користувачі;

біля вибраної електронної адреси натисніть на значок шестерні та з доступних опцій оберіть Зміна власника акаунта;

підтвердіть повідомлення, що відобразиться системою, натиснувши OK. Пам’ятайте, що після зміни власника до вашої електронної адреси буде призначена роль Адміністратора акаунта.

УВАГА! У випадку, якщо електронна адреса особи не додана до списку Користувачів вашого акаунта, дійте відповідно до пункту Як додати нового користувача, а потім призначте їй роль власника акаунта відповідно до інструкції, наведеної вище.

Як від'єднати попереднього власника від акаунта?

Якщо ви хочете, щоб попередній власник акаунта більше не мав до нього доступу, ви можете від'єднати цю електронну адресу від акаунта.

Щоб від'єднати попереднього власника акаунта:
.

увійдіть до акаунта за електронною адресою, яка зараз має роль власника акаунта;
перейдіть до закладки Налаштування > Користувачі;
біля електронної адреси, яку ви хочете від'єднати, натисніть на значок шестерні та з доступних опцій оберіть Від'єднати – електронна адреса буде видалена зі списку та втратить доступ до акаунта.

Ознайомтеся також:
Від'єднання профілю Користувача від акаунта
Простіша співпраця з вашою бухгалтерською компанією
Прайс-листи: призначення індивідуальних цін клієнтам
Вид клієнта - розрізнення в розділі доходів і витрат
Оплата в BitFaktura

Як додати нового користувача до свого акаунта

Ліміти користувачів залежно від плану підписки