Коли виставити коригуючий рахунок-фактуру?

Коригуючий рахунок-фактура — це документ, який використовується для виправлення помилок або неточностей, допущених у раніше виставленому рахунку-фактурі. Його можна видати у випадку, коли в початковому рахунку-фактурі неправильно зазначено, наприклад, ціну товару або послуги чи кількість поставлених продуктів. Коригуючий рахунок-фактура містить такі ж дані, як і звичайний рахунок, але додає інформацію про те, що це коригуючий документ, а також вказує, який саме рахунок було скориговано. Це важливо, оскільки коригуючий рахунок-фактура має бути узгоджений з початковим рахунком-фактурою та містити всі дані з нього.

Коригуючий рахунок-фактуру може виставити лише Продавець/Постачальник. Коригування рахунку-фактури може стосуватися повернення всієї або частини отриманої оплати, або повернення всієї чи частини поставки.  Щоб мати можливість виставляти коригуючі рахунки-фактури, необхідно перевірити, чи активовано цей тип документу на вашому акаунті. Коректа є документом, який за замовчуванням активований для нового акаунту. Для цього перейдіть до закладки Налаштування > Налаштування акаунта > Ваш акаунт. В розділі Які документи виставляти позначте опцію Коректи та підтвердьте зміни кнопкою Зберегти. 

​​​​​​Часткова коректа та повна коректа

Часткова коректа — це визначення коригуючого рахунку-фактури, який стосується частини операції, описаної в початковій фактурі (наприклад, кількості товарів/послуг). Часткова коректа також може стосуватися авансових рахунків-фактур. Повна коректа полягає в коригуванні початкової фактури до нуля, наприклад, коли товар було повернено або послуга не була надана. Якщо початковий рахунок-фактура був виставлений на 1000 грн, то сума на коректі повинна становити -1000 грн, щоб транзакцію було повністю анульовано. Повна коректа також стосується кінцевого рахунка-фактури до авансових платежів.

Як виставити коригуючий рахунок-фактуру в системі?

Коригуючий рахунок-фактуру в BitFaktura можна виставити двома способами. Спосіб 1. У цьому випадку коригуючий рахунок-фактуру можна виставити безпосередньо з документа, який ви хочете виправити. Оберіть серед виданих рахунків той, до якого потрібно зробити коректу. Для цього перейдіть до закладки Доходи > Рахунки-фактури. Потім натисніть на номер рахунку, який хочете скоригувати за допомогою коригуючого документа. Програма перенаправить вас до панелі документа. У контекстному меню над документом оберіть Більше опцій > Виставити коректу.

Далі заповніть окремі поля у формі. Система автоматично присвоїть номер коректи. У полі Коригуючий документ автоматично з’явиться номер рахунка-фактури, на основі якого ви створюєте коректу. Ви також можете вписати причину для коригування у спеціальному полі, наприклад, помилку в позиції рахунку-фактури або помилку в кількості проданих товарів. Заповніть дані одержувача. Якщо в полі "Коригуючий документ" ви вибрали рахунок-фактуру з системи, тоді ці поля заповняться автоматично на основі зазначеного початкового рахунка-фактури.  Перейдіть до розділу "Позиції" у рахунку-фактурі. Якщо в полі "Коригуючий документ" ви вибрали рахунок-фактуру з системи, то поля в позиціях рахунку також заповняться автоматично. У рядку "До коректи" ви знайдете початкову інформацію з рахунку продажу. У полях "Після коректи" введіть правильні значення залежно від того, що коригуєте, наприклад, кількість або ціну. Сірі поля автоматично покажуть значення змін. Приклад щодо зміни суми: Сума до виправлення становила 1000 грн, після виправлення має становити 800 грн. Отже, різниця складає 200 грн. Виправлення становитиме -200 грн. Приклад коригування кількості: Для продукту X перед коректою було вказано кількість 5 штук. У коригуючому рахунку-фактурі ми вписали 3 штуки, отже, коректа становить -2 штуки. Сірі поля вказують різницю в окремих графах між рахунком-фактурою до коректи та рахунком-фактурою після коректи. Якщо ви вводите значення з нуля, не базуючись на раніше створеному в BitFaktura документі, ви можете додавати нові поля за допомогою зеленої кнопки +Нова позиція. Після заповнення даних збережіть документ, і коригуючий рахунок-фактура готовий! Відправте його Контрагенту та Бухгалтеру. Пам’ятайте, що якщо виправлення стосувалося суми, то її необхідно реально скоригувати за допомогою коригувального переказу. Залежно від змін, які випливають із виправлення, різницю маєте вирівняти або ви, або ваш контрагент. Спосіб 2. Щоб створити виправлений рахунок-фактуру, ви також можете вибрати кнопку "Коригуючий рахунок-фактура" безпосередньо з головної панелі додатку або перейти до закладки Доходи > Коригуючий рахунок-фактура > Додати.  Готовий коригуючий рахунок-фактура виглядає наступним чином:

Додатково під документом ви знайдете інформацію з посиланням на початковий рахунок-фактуру, до якого стосується коректа. У рядку "Коригуючий документ," ви знайдете пов’язаний рахунок-фактуру, якщо коректу було створено для документа, який додано до акаунта. 

Рахунок-фактура коригуючий, авансовий рахунок-фактура та кінцевий рахунок-фактура

1. Якщо в системі виставлено кінцевий рахунок-фактуру до авансів, то не можна виставити коректу для таких авансових платежів. 2. Коригуючий рахунок-фактуру можна виставити до кінцевого рахунка-фактури, наприклад, анулюючи транзакції та повторно виставляючи документи з правильними значеннями. 3. Якщо кінцевий рахунок-фактуру не було виставлено до авансу, і ми створимо коректу до авансу, то при створенні кінцевого рахунку-фактури на документі буде враховано також коригуючий рахунок-фактура, виставлений до авансового рахунку. Інформація про коректу, виставлену до авансу, з'явиться вже на етапі заповнення форми кінцевого рахунку-фактури.  Після збереження кінцевого рахунка-фактури в таблиці з пов’язаними авансовими рахунками також буде видно коригуючий рахунок-фактура, виставлений до авансового рахунка-фактури. FAQ - питання та відповіді

Перегляньте найчастіші запитання щодо рахунків-фактур корект:

• Що робити, якщо рахунок-фактура був виставлений на неправильний продукт? Як за допомогою коректи це скоригувати і додати нову позицію? 

Під час створення коректи необхідно для неправильного продукту в розділі "після коректи" у полі кількість вказати 0. Потім додати нову позицію з правильним продуктом, який має бути в документі, і в розділі "до коректи" у полі кількість вказати 0 (якщо цієї позиції не було в коригованому рахунку-фактурі), а в розділі "після коректи" у полі кількість необхідно вписати потрібну кількість продукту.

• Як виставити коректу до коректи? 

Наступну коректу потрібно додати до початкового рахунка-фактури, тобто до нашого коригованого рахунка. Система підставить до коректи дані, що випливають із раніше виставленої коректи до цього рахунка-фактури. Тобто це не будуть дані з початкового рахунка, як у випадку першої коректи, а дані вже з раніше виставленої коректи.

• Чому сума на коригуючому рахунку-фактурі відрізняється від суми на початковому рахунку-фактурі? 

Коригуючий рахунок-фактура показує різницю між початковою та скоригованою сумою. Якщо числові дані не змінювалися, різниця становитиме 0,00.

• Як виставити коректу до рахунка-фактури з помилковим курсом перерахунку валют? 

Коректу слід виставити в одній валюті, в якій будуть відображатися числові зміни. Тут вручну потрібно перерахувати курс на день помилки, щоб показати різницю в ціні, викликану зміною курсу після дати продажу. Приклад: Маємо рахунок-фактуру на 100 євро з курсом, взятим на неправильну дату продажу. Сама коректа суми в євро не покаже різниці у числовому значенні. Тому, щоб показати різницю в рахунку після застосування курсів, у графі "до коректи" потрібно помножити 100 євро на курс з неправильної дати продажу, а в графі "після коректи" помножити 100 євро на курс з правильної дати продажу. Таким чином, перераховані суми в гривнях дадуть різницю для коректи в валюті, яка стосується перерахунку.

• Як змінити валюту за допомогою коректи? 

На жаль, такої можливості немає.

• Чи коригуються чеки? 

Ні, для цього використовується облік повернень, який ведеться бухгалтерією.

• Чи можна виставити коректу для не облікових документів? 

Ні, не можна. Такий документ потрібно створити заново.

• Чи є можливість виставити зведений коригуючий рахунок-фактуру?

Коригуючий рахунок-фактура виставляється окремо до конкретного рахунку, створеного в акаунті. Система не підтримує можливість зведеної коректи для кількох документів одночасно.

• Який курс перерахунку валюти система підставить у коригуючому рахунку-фактурі, який має змінити кількість/ціну товару з початкового рахунку? 

У коригуючому рахунку-фактурі, який має змінити кількість/ціну в позиціях, система автоматично підставить курс перерахунку валюти з початкового рахунку. Навіть якщо ви створюєте коригуючий рахунок через значний проміжок часу після початкового документа, курс перерахунку залишиться тим самим.