Авансовий рахунок-фактура з проформи

Створіть у системі рахунок-проформу. Ви можете це зробити перейшовши до закладки Доходи > Рахунок-Проформа > Додати. З рівня перегляду створеного рахунка-проформи виберіть Більше опцій > Виставити подібний

З рівня форми потрібно змінити тип документа, який має бути виставлений з проформи. У полі Тип, зі спадного списку, виберіть Авансовий Рахунок-Фактура. У полі "Підсумок" система за замовчуванням підставить всю суму з проформи (пункт 1 на знімку екрана). У разі виставлення авансового рахунку-фактури в цьому місці потрібно ввести суму авансу, яку ви отримали від контрагента (пункт 2 на знімку екрана). Цю ж суму введіть у полі Сплачена сума або просто позначте рахунок як оплачений без введення цієї суми. Інакше суми в кінцевому рахунку-фактурі будуть неправильними. Підтвердіть створення документа кнопкою "Зберегти" внизу сторінки.  У системі створиться авансовий рахунок-фактура зі статусом Оплачений.  Ті самі дії потрібно виконати після отримання другого авансу від контрагента. З рівня перегляду рахунку проформи виберіть "Більше опцій" > "Виставити подібний". Потім змініть тип документа і введіть відповідну загальну суму, що відповідає отриманому від контрагента авансу. У нашому прикладі до рахунка-проформи було виставлено 3 авансових рахунка-фактури. Перший на 15 000 зл (аванс з номером Z2), другий на 5 000 зл (аванс з номером Z3) і третій також на 5 000 зл (аванс з номером Z4). У цьому прикладі контрагенту залишилося сплатити 10 000 злотих. Це буде його останній платіж, тому з останнього авансового рахунка ми виставимо кінцевий рахунок-фактуру.

Як виставити кінцевий рахунок-фактуру та пов’язати його з кількома авансовими рахунками-фактурами?

З рівня перегляду останнього авансового рахунка-фактури виберіть Більше опцій > Виставити кінцевий.  У формі кінцевого рахунка-фактури, у полі Загальна вартість, потрібно вказати всю суму, на яку було виставлено проформу. За замовчуванням система підтягує до цього поля значення з останнього авансового рахунка-фактури. Однак, щоб система могла правильно порахувати залишок до сплати, вона повинна відняти аванси від загальної суми, зазначеної у проформі.  Додатково у формі створення кінцевого рахунка-фактури можна пов'язати з ним усі виставлені до цього часу авансові рахунки-фактури. Під позиціями в рахунку-фактурі знайдете інформацію Пов'язані авансові рахунки-фактури. За замовчуванням система вибере лише один – той, на основі якого виставляєте кінцевий рахунок-фактуру.  

Додати наступні аванси - пошук пов'язаних документів

У системі ми запровадили новий спосіб підказок для авансових рахунків-фактур, якщо до кінцевого рахунка-фактури потрібно прив’язати більше авансів, ніж система пропонує за замовчуванням. Раніше система відображала всі доступні в рамках акаунта замовлення/аванси незалежно від дати їх виставлення. Тепер система пропонує лише перші 10 документів. Якщо потрібне замовлення/аванс не з’явиться серед запропонованих, слід скористатися опцією Додати наступні аванси, яка активує пошуковик.  У нашому прикладі в кінцевому рахунку-фактурі вже видно один пов'язаний авансовий рахунок, оскільки ми виставляємо кінцевий рахунок безпосередньо на його основі. Щоб пов'язати інші два аванси, натисніть фразу Додати наступні аванси та за допомогою пошуковика знайдіть необхідні документи. Авансовий рахунок Z3 вже додано до секції пов'язаних авансів після його пошуку. Авансовий рахунок Z2 ми знайшли за допомогою пошуковика. Після натискання на знайдений варіант він буде доданий до пов'язаних рахунків-фактур.

У кінцевому рахунку-фактурі ви знайдете інформацію про загальну вартість продукту, усі пов’язані аванси та інформацію про те, скільки ще Контрагент повинен сплатити в останньому платежі.

Кілька авансових рахунків-фактур та стан продукту на складі?

Якщо ви виставляєте кілька авансових рахунків-фактур, вам не потрібно турбуватися про те, що щоразу товар буде списаний з вашого складу. Продукт буде знятий зі складу лише при створенні кінцевого рахунка-фактури. Якщо у вашому акаунті увімкнено опцію автоматичного створення документа ВН для рахунка-фактури на продаж, система автоматично створить ВН і прив'яже її до кінцевого рахунка-фактури. Створені складські документи можна переглянути з рівня перегляду кінцевого рахунка-фактури. У меню на сірій панелі оберіть Складські документи > Складський документ. Система відобразить складські документи, створені до рахунка-фактури.