У BitFaktura ви можете налаштувати власний формат нумерації рахунків, обираючи з доступних шаблонів або створюючи індивідуальні схеми, адаптовані до специфіки вашого бізнесу. Ця функція дозволяє повністю персоналізувати нумерацію — з урахуванням, наприклад, року, місяця або позначень відділів. У цій статті ви знайдете покрокову інструкцію, як легко налаштувати нумерацію документів відповідно до своїх потреб.
Як змінити спосіб нумерації документів?
Новий акаунт, створений у системі, має схеми нумерації документів за замовчуванням.Якщо ви хочете, щоб формат нумерації для ваших документів відрізнявся від стандартного, ви можете змінити його в налаштуваннях акаунта.
Система дозволяє вибрати один із прикладних форматів нумерації, але також надає можливість налаштувати власну схему відповідно до своїх потреб.
Приклади форматів нумерації, які ви можете обрати в налаштуваннях акаунта:
-
nr-m/mm/yyyy – 1/01/2011, 2/02/2011 тощо;
-
nr/yyyy – 1/2011, 2/2011 тощо;
-
nr – 1, 2, 3 тощо;
-
FV/nr – FV/1, FV/2 тощо;
-
yyyy/nr – 2011/1, 2011/2 тощо;
-
yyyy/mm/nr-m – 2011/01/1, 2011/02/1 тощо;
-
FVyyyy/mm/nr-m – FV2011/01/1, FV2011/02/1 тощо;
-
yy/mm/dd/nr-d – 11/1/17/1, 11/1/17/2 тощо.
Щоб визначити формат нумерації документів (системний або власний):
- перейдіть до закладки Налаштування > Налаштування акаунта > Нумерація;
- у спеціальних полях, які відповідають типам документів, встанови потрібний формат нумерації — скористайся полем -- виберіть із прикладів --, щоб використати готові зразки;
- поля, в яких ви можете визначити формат нумерації, залежать від того, які типи документів активовано в акаунті;
- підтвердь внесені зміни, натиснувши кнопку Зберегти внизу сторінки.
Як встановити власний формат нумерації документів?
Система також дозволяє створити власний формат нумерації. Достатньо у спеціальному полі, яке відповідає за формат нумерації для певного типу документа, ввести шаблон нумерації, використовуючи змінні:
-
nr – послідовний номер, що рахується від початку року, напр. 1, 2 тощо;
-
nr-m – послідовний номер, що рахується від початку місяця;
-
nr-d – послідовний номер, що рахується в межах одного дня;
-
yyyy – рік у чотирицифровому форматі, напр. 2011;
-
yy – рік у двоцифровому форматі, напр. 11;
-
mm – місяць, напр. 01;
-
dd – день.
Якщо бажаєте, щоб система продовжила безперервну нумерацію рахунків, створених раніше, ви можете вручну змінити номер у полі «номер» безпосередньо у формі створення рахунку. Рахунок буде створено з тим номером, який ви вкажете самостійно. Подальша нумерація присвоюватиметься системою автоматично відповідно до встановленого формату, надаючи номер на одиницю більший від останнього використаного в даному форматі. У разі ручної зміни номера на інший, ніж той, що був автоматично призначений системою, у журналі активностей документа з’явиться додатковий запис, який покаже номер, присвоєний системою відповідно до встановленого формату нумерації.
Ознайомтеся також: Як налаштувати спільну нумерацію для однакових типів документів у різних відділах? Нумерація рахунків-фактур для витрат Як налаштувати абсолютну нумерацію документів? Завжди використовувати двозначний номер дня